· koostatavate dokumentide liigid, dokumendinäidised (soovitatavalt) jne 3. Dokumendiringluse korraldamine · dokumendiringluse skeem määrab kindlaks nõuded eri dokumendirühmade liikumisele 4. Dokumentide registreerimine · postiga, faksiga, e-postiga saabunud ja kohale toodud dokumentide registreerimine · registreeritavad dokumendiliigid · dokumendiregistrid (liigid, asukoht, vastutajad, registreerijad) · dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu · registreerimise kord · indeksite süsteem (soovitavalt juhtimisfunktsioonide kaupa) jne 5. Dokumentide menetlemine · dokumentide läbivaatamise kord · resolutsiooni vormistamine · dokumentide täitmiseks suunamise kord · vastust või lahendamist vajavate dokumentide täitmise kontrollimine · dokumendile juriidilise jõu andmise etapid
peetakse ja kes selle eest vastutab, milliseid dokumente asutuses registreeritakse, kes registreerimise eest vastutab ning millest koosnevad tähistused. Kajastada tuleks ka e-kirjade registreerimise ja dokumendisüsteemis haldamise tingimused. dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu: määratletud peab olema dokumendiregistrisse kantavate andmete koosseis iga registreeritava dokumendiliigi kohta ning registreerijad; dokumendi läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord: peab olema määratletud, kelle poolt sissetulevad dokumendid läbi vaadatakse ja kuidas vormistatakse resolutsioon täitjatele; asutusesisene dokumendi kooskõlastamise kord: peab olema määratletud, millised asutuses vormistatavad dokumendid kuuluvad kooskõlastamisele, milliste ametiisikute poolt üks või teine dokument kooskõlastatakse ning kuidas vormistatakse kooskõlastusmärge;
mise vastutus lasub dokumendisüsteemi tavakasutajatel – töötajatel, kes on vahetult seotud dokumentide loomise, registreerimise, hoidmise, kasutamise, hävitamise jt toimingutega. Paljudele asutustele, kelle kasutajaõiguste süsteem on lihtne, piisab elementaarsete kasutajarühmade moodustamisest: EDHSi haldur(id), dokumentide koostamise, metaandmete ja/või dokumentide lisamise ja muutmise õigusega kasutajad (st doku- mentide koostajad, registreerijad) ning ainult vaatamise õigusega kasutajad. Vajadu- sel aga töötatakse välja keerulisem kasutajaõiguste süsteem. Asjaajamiskorras antakse kasutajate igale rühmale teatud dokumendi halduse toimingute sooritamise õigused ning ülesanded. Kasutajatele määratakse kindlaks vähemalt: ülesanded dokumentide liigitussüsteemi loomisel ja ajakohastamisel; õigus luua dokumente ning nõuded dokumentide koostamisele ja vormistamisele;
Sellise korra kehtestamisel võeti eeskujuks Soomes kehtiv registrite süsteem, kuid kahjuks oli selleks ebaõigesti käitiste register (põhimõtteline vaste meie majandustegevuse registrile). Selle tulemusena loodi süsteem, millesse püüti ühendada kaks funktsiooni andmebaasi koostamine ja juriidiliste isikute registreerimine). Ettevõtteregistri pidajaks oli statistikaamet. Sisuliselt töötas register kahel tasandil: maakonnavalitsuste ja Tallinna Linnavalitsuse juures töötasid registreerijad, kelle poolt väljastatud registreerimistunnistus oli tõendiks registreerimise kohta, andmed koondati aga ka statistikaameti juures asuvasse andmebaasi. Kuna ettevõtteregister oli loodud lähtuvalt statistilise registri põhimõtetest, ei suutnud ta täita kõiki funktsioone, mida vastav register peaks kandma. Uue registri loomisel oli kaks võimalust: 1) korraldada ettevõtteregistri
annaabi.ee 
