See on oluline, siis kui projektis osaletakse tavatöö kõrvalt. Näiteks siis, kui osakonna juhataja lubab töötajal teha tavatöö kõrvalt, neli tundi päevas projektitööd. Isik peab suutma teha sama aja raames nii oma tavatööd kui ka projektitööd ning projektijuht peab sellega arvestama. Projektijuht võib mõelda, et selle konkreetse töö teeb isik sama töötaja valmis 40 tunniga/ nädalaga. Samas, kuna see isik saab ainult neli tundi päevas selle projektitööga tegeleda, pikeneb selle töö ajaline kulu ühelt nädalalt kahele nädalale. Kõike seda peab projektijuht planeerimisetapis arvestama. Seetõttu ei saa planeerimisprotsessi jagada ajaliselt selgelt eristuvateks etappideks, ehkki teatud loogiline järjekord on planeerimisel siiski olemas. Loogiline järgnevus oleks järgmine: ülesannete ja vahetulemuste kavandamine; aja planeerimine; personali planeerimine;
rahastaja prioriteetide ja valdkondadega; kontrollida, et taotletav summa ei ületaks rahastaja poolt antud maksimaalselt lubatud toetust; Projekti ettevalmistav, käivitav etapp peab lõppema otsusega projekti plaanimise või kõrvalelükkamise kohta. Projekti planeerimine Projekti kavandamisel selgitatakse probleemi, püstitakse eesmärgid, seatakse kaugemad sihid, koostatakse täpne tegevuskava, kirjeldatakse projekti meeskonda, pannakse kokku eelarve, tutvustatakse projektitööga kaasnevat aruandlust ning oma tegevusele hinnangu andmist. Probleem ja taust Projektikavandi koostamine algab probleemi kirjeldamisega ja taustinfo andmisega antud probleemi kohta. Antakse ülevaade hetkeseisu kohta ja selgitatakse, miks on antud projekt vajalik. Seda osa kirjutades tuleb: valida õigesti statistilisi andmeid või fakte vältida probleemi esitamist lootusetuna vältida emotsionaalsust, valida asjalik toon
(tootearendusprojektid) jne. Ka kõige erinevamat tüüpi projekte ühendab see, et need on ellu kutsutud millegi parendamiseks, täiustamiseks seega positiivse muudatuse elluviimiseks. Seetõttu nimetatakse peaaegu iga projekti tänapäeval arendusprojektiks. Kui organisatsioonide tegevuskeskkonnas poleks lahendamisi vajavaid probleeme, uusi vajadusi ja väljakutseid, poleks vaja ka projekte. Suur osa organisatsioonidest puutub projektitööga kokku aga ainult aeg-ajalt, eelkõige siis, kui tuleb lahendada tavatööst erinev ajutine ülesanne, näiteks luua uus osakond, atesteerida töötajaid või korraldada firma juubeliüritus. Eriti aktuaalseks on projektide koostamise ja juhtimise oskus saanud Euroopa Liidu struktuurifondide avanemise tõttu. Fondidest saadav toetus tähendab olulist arenguimpulssi nii avaliku kui erasektori organisatsioonidele kui ka Eestile tervikuna.
panustama. Avakoosoleku eesmärgiks on teha meeskonnale selgeks, mida on vaja 23 projekti lõppedes saavutada, millised on huvigrupid, milline on projekti ajakava ning kui suur on projekti eelarve. Räägitakse läbi projekti võimalikud ohud ning nende maandamisvõimalused ning tehakse selgeks kõikide liikmete vastutusala. Lisaks tutvustatakse avakoosolekul kõigile projektiportaali Asana, kus hakkab kogu projektitööga seonduv teave esinema. Asanasse lisatakse oluline projektimeeskonda puudutav info, mille hulka kuuluvad nii tähtajad, rollipõhiste ülesannete failid kui ka arutelud ja tähelepanekud protsessidest. Kogu avakoosolekut protokollitakse ning saadetakse koosoleku järgselt veel kõikidele meeskonna liikmetele, et tagada liikmete täielik informeeritus (vt Lisa 12). Projekti teostamiseks ja kontrolliks on vaja selgelt piiritleda kõik projektitegevusega seonduv
annaabi.ee 
