Dokumendi otsimiseks tuleb kõigepealt valida dokumendipuus soovitava dokumendi liik. Klikates vastavale dokumendiliigile, avaneb otsinguvorm, mis võimaldab otsida konkreetset dokumenti erinevate andmete järgi. Pärast otsinguks teadaolevate andmete sisestamist, tuleb vajutada klahvile ,,Otsi", misjärel kuvatakse otsitava dokumendi metaandmed. Kui dokumendi andmete väljal on täidetud ka väli ,,Fail", ,,Avalikustatav fail" või ,,Digitaalselt allkirjastatud fail", on lisaks dokumendi metaandmetele võimalik näha ka dokumenti ennast. Vajutades klahvile ,,Otsi" ilma dokumendi parameetreid määratlemata, avaneb nimekiri kogu valitud liigi dokumentidest registreerimise kuupäeva järgi kahanevalt (uuemad dokumendid on eespool).
Elektroonilise dokumendi puhul on aga halduse ning säilitamise seisukohalt metaandmed lausa kriitilise tähtsusega, seega, et dokumentide autentsus oleks tagatud ja kontrollitav läbi aja, on oluline välja töötada kontrollitud keel, mis standardiseerib terminoloogia lubatud terminitest ja metaandmete elementidest. 2 Kuna dokumente tekitavaid asutusi on seinast seina, on ka nende endi nõudmised ja vajadused dokumendi metaandmetele väga erinevad, siinkohal tasuks välja töötada oma vajadustest lähtuv metaandmete skeem- asutusesisene metaandmete standard, mis tagab täpsete ja usaldusväärsete metaandmete loomise, kvaliteedikontrolli, tagamaks soovitud tulemust.3 Ka näiteks Dublin Core standardi järgi välja töötatud metaandmeskeem on piisavalt üldine, et seda saab kasutada kõikvõimalike erineva sisuga dokumentide kirjeldamiseks.
dokumentide ja arhiivi haldamine toimuks süstemaatiliselt ja et kõik dokumentidega tehtavad toimingud oleksid tuvastatud. Dokumendisüsteem peab: · rutiinselt hõlmama kõik vastava tegevusala dokumendid · korraldama dokumente nii, et see kajastab asutuse tegevusprotsesse · kaitsma dokumente lubamatu muutmise eest · toimima infoallikana dokumentides dokumenteeritud tegevuse kohta · võimaldama kohe juurdepääsu kõikidele dokumentidele ja nende metaandmetele. Dokumendisüsteemi modustavad: -dokumendid ja muu inforessurss -dokumentide ja arhiivi haldamise protsessid -kasutajad -süsteemid 14. Mis on teadmusjuhtimine? Juhtimisdistsipliin, mis kohtleb intellektuaalset kapitali kui juhitud vara Tegeleb andmete, informatsiooni ja teadmiste kogumise ja vahetamise arendamisega 15. Millised muutused toob teadmusjuhtimine organisatsiooni jaoks ja millised inimese jaoks?
asutusevajadusi dokumendiringluse korraldamisel. Indekseerimine on dokumentidele otsiterminite andmine. Indeksitermin võib olla kasutaja poolt vabalt valitud, kuid reeglina on otsiterminid normaliseeritud kas asutuse enese koostatud või mõne laiemalttunnustatud loeteluna. Indeksitermin võib olla nii sõnaline kui numbriline. Eesti asjaajamistraditsioonis kasutatakse indeksina peamiselt vaid numbrilist koodi, mis põhineb liigitusskeemil. Indeksiterminid lisanduvad dokumendi metaandmetele. Liigitamine Liigitamine mõlemas tähenduses (liigitusskeemi loomine ja dokumentide seostamine liigitusskeemiga) on dokumendisüsteemide juurutamisel ja kasutamisel fundamentaalse tähendusega. Liigitusskeem, mis on koostatud asutuse funktsioonide ja tegevuste hierarhiliselt kategooriateks korrastamisega, moodustab dokumendisüsteemis struktuuri, millega seotakse kõik selles hallatud dokumendid. Liigitusskeem tuleb dokumendisüsteemi sisestada juba enne dokumentide hõlmamist, s.o
funktsionaalsusnõuetele. Spetsifikatsioon on kirjutatud nii, et see oleks kohaldatav nii avaliku kui ka erasektori organisatsioonides, kus tahetakse EDHSi kasutusele võtta voi hinnata juba kasutusel oleva EDHSi suutlikkust. Moreq2 Nõuded: Liigituskeem ja toimikute organiseerimine Kontrollmehhanismid ja turvalisus Säilitamine ja eraldamine Dokumentide hõlmamine ja deklareerimine Viitamine Otsimine, leidmine ja esitus Administreerimisfunktsioonid Mittefunktsionaalsed nõuded Nõuded metaandmetele Elektrooniliste dokumentide haldamise näidisnõuete MoReq2 rakendamine Eestis MoReq2-s on Euroopa Liidu liikmesriikidele ette nähtud võimalus kirjeldada eriomased riigisisesed nõuded nn nullpeatükis. Nullpeatükk annab teavet selle kohta, milliseid riigisiseseid nõudeid ja lahendusi tuleb silmas pidada MoReq2 rakendamisel Eestis. Eesti erisused: Dokumendihalduse arendamine ja normatiivne keskkond (seadused, määrused, juhised) EDHS-id kui osa riigi infosüsteemist
annaabi.ee 
