Juhtimissituatsiooni analüüs (0)

Juhtimissituatsiooni analüüs
Organisiatsiooni kirjeldus
ENTRUM on 4 aastat tagas Eesti Energia poolt ellu kutsutud noorte ettevõtluse edendamise programm, mis keskendub igal aastal ühe Eesti osa noortele, ning korraldab piirkonna keskuses (Tallinn, Tartu, Pärnu, Jõhvi) noortele õppesessioone, kus noortele jagatakse teadmisi ettevõtlusest ja tutvustatakse ettevõtlikku ellusuhtumist . Olen ENTRUMis kaasa löönud juba teisest hooajast saati. Olen ENTRUMi koolinädala koolitaja ja sessiooni korraldusmeesonnas. ENTRUMIs palgalisi töötajaid on on vähe, vaid need, kes sellega 5-7 päeva nädalas töötavad, kõik ülejäänud inimesed on organisiatsioonis vabatahtlikkuse põhimõttel, tasuks isiklik areng ja hüved , mida ENTRUM lahkelt pakub.
Probleem organisiatsioonis
Nagu ülal mainisin , on ENTRUM enamasti vabatahtlikkusel toimiv organisiatsioon, ning see paneb organisiatsiooni juhile suure vastutuse vabatahtlikke motiveerimisel. Esimestel aastatel, kui organisiatsiooni juhi töökoormus oli väiksem, siis oli ENTRUM vabatahtliku töö koordineerimise musternäide, vabatahtlikud said koolitust, neid kaasati palju organisiatsiooni otsuste tegemisel ja neid koordineeriti põhjalikult ja toetati neid probleemide või segaduse ilmnemisel . Kuna organisiatsioon saavutas kiiret edu Eestis ja tähelepanu ka välismaal, omandades mitmeid auhindu Rootsis ja euroopast väljaspool, siis ilmselgelt kasvas ka hüppeliselt juhi hõivatus ja seega kadus aeg vabatahtlikega otse suhtlemiseks ja nende kaasamine organisiatsiooni otsuste tegemisse. Vabatahtlikega tegeles edaspidi vaid määratud vabatahtlike koordinaator. Ehk siis juht määras koordinaatorile ülessanded, ning kirjelduse üldisest sessioonil valitsevast meeleolust, mida vabatahtlikud peavad looma. Samuti kasvasid ka aja jooksul vabatahtlike ülessannete hulk. Esialgu oli see vabatahtlikele lihtsalt kurnav, kuid hea koordineerimine ja motiveerimine ning ka hotellimajutus ja rikkalikud söögikorrad suutsid siiski vabatahtlikke reipana hoida. Kuid aja möödudes vahetus vabatahtlike koordinaator, kes vabatahtlike motiveerimise asemel hakkas neile vaid telegeerima ülessandeid . Vabatahtlikud ei saanud ka toe osas enam pöörduda organisiatsiooni juhi poole, kuna juhil ei olnud lihtsalt enam aega neid juhendada, ja see töö oli jäänud vaid vabatahtlike koordinaatorile. Selle olukorra süvenedes lahkus organisiatsioonist enamus vabatahtlikke ja nende asemele tulid uued vabatahtlikud, kelle koolitamiseks ei leitud aega, ning neid motiveeriti vaid hotellis ööbimiste, spa ja toidukordadega restoranis. See lõi olukorra, kus vabatahtlikuid motiveerisid vaid materiaalsed asjad ja motivatsioonivestlusi neile ei korraldatud, mis lõi omakorra olukorra, kus vabatahtlikute tööjõudlus langes, ning nemad inimestena olulist arengut oma ülessandeid täites ei saanud. Nüüdseks on vabatahtlike kaadrivahetus väga suur ja tööjõudlus väike.
Võimalikud lahendused probleemile
Kuna organisiatsioon on nii edukas vaid tänu innukatele ja hästi motiveeritud vabatahtlikele, siis on ilmselgelt on parim lahendus probleemile vaadata uuesti üle vabatahtlike motiveerimisviisid ja nende koolitusviisid.
Tuleb leida ja hoida vabatahtlikke, keda ei motiveeri vaid kallis majutus ja tore seltskond, vaid tuleb leida niiöelda isekaid vabatahtlikke, kes soovivad organisiatsioonilt saada vastu panustatud energia eest eelkõige enesetäiendust ja uusi konkreetseid oskusi. Olen tähendanud, et just sellised vabatahtlikud panustavad oma teadmistejanu rahuldades organisiatsiooni kõige rohkem.
Vabatahtlikke tuleks pidevalt motiveerida individuaalsete vestluste ja grupivestlustega, kus tuleb välja vabatahtliku enesearengu suund, mida arvestades siis ka temale individuaalselt sobivaid ülesandeid saab anda. Vabatahtlikke peab koolitama ja kurssi viima täpselt selega, millega organisiatsioon tegeleb, mis on eesmärgid ja visioon. Vabatahtlikke peab teavitama kogu läbiviidava ürituse struktuurist, isegi peab rääkima lahti neid ülessandeid, millega nad ise kokku ei puutugi, see annab neile parema ülevaate terviklikkusest ja annab neile eelise siis, kui tekib ootamatusi ja peab ülessanete lahendamisel kiiresti ümberkohanduma.
Tähtis on ka see, et organisiatsiooni juht suhtleks vabatahtlikega nii, et vabatahtlikud tunneksid ennast organisiatsiooni puudutavate otsuste langetamisel osana. On tähtis, et vabatahtlik teadvustab endale, et just tema ülessannete täitmise kvaliteet ja tema suhtumine mõjutab otseselt seda, kuidas näevad organisiatsiooni väljaspool seisvad inimesed.
Kokkuvõtteks on vabatahtlike kasutamine organisiatsioonis väga palju teadmisi ja oskusi nõudev, ning vabatahtlike koolitamiseks ja motiveerimiseks kulutatud aeg ja raha tasuvad vabatahtlikud mitmekordselt oma tööga organisiatsiooni edendamisel .