sealhulgas arhiiviteatise väljastamist avaliku arhiivi poolt. - Olulisemad punktid eeskirjast: 1. Kuidas ja kui kaua hoitakse dokumente asutuses? Dokumente hoitakse alles kuni säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni liigitusskeemist tulenevate sarjade kaupa. 2. Mida peab sisaldama dokument „ülevaade arhiivi koosseisust“? 1) funktsiooni nimetust; 2) sarja kehtivat ja varem kehtinud tähist, nimetust ja säilitustähtaega; 3) viidet avaliku arhiivi hindamisotsusele, kui dokumendid on hinnatud; 4) sarja koosseisu kuuluvate toimikute või muude üksuste kogust, pealkirju, piirdaatumeid ja asukohti; 5) viidet hävitamisaktile, kui dokumendid on hävitatud. 3. Mida peab arhiivimoodustajate liigitusskeem sisaldama? 1) asutuse nimetust; 2) funktsiooni nimetust ja selle tähist; 3) sarjade nimetusi ja nende tähiseid. (4) Arhiivimoodustajate liigitusskeem peab põhifunktsioonide osas sisaldama lisaks:
teabekandjale. Üleviimise protseduur, teostaja, aeg, kasutatud riist- ja tarkvara peavad olema dokumenteeritud ja kontrollitavad nind teave autentsus, usaldusväärsus, terviklus ja kasutatavus peavad olema tagatud. Hävitamise dokumenteerimine. Asutus dokumenteerib oma dokumentide hävitamise hävitamisaktiga. Hävitamisaktis esitatakse hävitamiseks eraldatavate dokumentide kohta vähemalt järgmised andmed: 1. viide avaliku arhiivi hindamisotsusele 2. tähis liigitusskeemi või muu arhiivi koosseisu loetleva dokumendi järgi 3. sarja nimetus või toimiku pealkiri 4. piirdaatumid 5. toimikute või muu üksuste hulk 6. dokumentide säilitustähtaeg 7. viide õigusaktidele, mis reguleerivad dokumendi säilitamist või hävitamist, kui need on olemas 8. märge hävitamise viisi, aja, koha ja läbiviija kohta.
tegevuse käigus. Asutus hoiab ning kasutab dokumente selliselt, et see ei kahjusta nende seisundit ega ohusta nende autentsust, usaldusväärsust, terviklikkust ja kasutatavust. Hoidmine. Asutusel peab olema ülevaade arhiivi koosseisust. Ülevaade arhiivi koosseisu kohta peab sisaldama vähemalt: 1) funktsiooni nimetust; 2) sarja kehtivad ja varem kehtinud tähiseid, nimetusi ja säilitustähtaegu; 3) viidet arhiivi hindamisotsusele, kui dokumendid on hinnatud; 4) sarja koosseisu kuuluvate toimikute või muude üksuste kogust, pealkirju, piirdaatumeid ja asukohti; 5) viidet hävitamisaktile, kui dokumendid on hävitatud. Arhivaalide loomisel, korrastamisel ning hoidmisel peab asutus kasutama materjale, tooteid, vorminguid ja tehnoloogiaid, mis tagavad arhivaalide võimalikult pikaajalise säilivuse ja kasutuse. Asutus loob arhivaalid arhiivivormingus või viib mitte-arhiivivormingus arhivaalid
tähis jrk nr ... 4-6 61-72 Kassadokumendid 12 2000 62 Dokumendi- ja arhiivihaldus Muudatused sarja pealkirja, tähise, säilitustähtaja, juurdepääsupiirangu, asukoha, hävitamise, arhiiviväärtuse olemasolu vms kohta peavad kajastuma ka arhivaalide loetelus. Arhivaalide loetellu tuleb märkida ka: viide avaliku arhiivi hindamisotsusele (kuupäev ja number), kui see on olemas; hindamisotsuse tulemus (tähisena või väljakirjutatult); andmed arhivaalide hävitamise kohta; andmed arhivaalide üleandmise kohta arhiiviasutusse. Arhivaalide loetelu peab olema ajakohane ja peegeldama kõiki olulisi muudatusi, mis antud sarja haldamisel on aset leidnud (vt NÄIDE 12 ja 13). NÄIDE 12. Muudatuste dokumenteerimine arhivaalide loetelus tähtajaliste arhivaalide
annaabi.ee 
