Dokumendihaldusprotsessid. Dokumentide endmed. Osa1: Põhimõtted". EVS 8:2000 ,,Infotehnoloogia reeglid Eesti keele ja kultuuri keskkonnas" Asjaajamise hea tava eeldab, et *asutuse asjaajamine on reglementeeritud st on koostatud dokumendihalduse alusdokumendid -asjaajamiskord ja dolumentide loetelu. *On määratletud vastutus reglementeeritud nõuetest kinnipidamise eest.(*asjaajamise korraldamise*dokumentide loetelu koostamise *dokumendi ringluse korraldamise*dokumendiregistrite pidamise *dokumentide täitmise konrollimise *arhivaalide hoidmise, korrastamise, kasutamise *juurdepääsupiirangutest kinnipidamise eest) Dokumentide loetelu - arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks koostatud loetelu Dokumentide loetelu koostamise eesmärgid: *täidetud dokumentide süstematiseerimine sarjadesse *dokumentide indekseerimine *dokumentide ülesleidmine
SEADUSED Dokumendihaldust terviklikult ja ühtselt reguleerivat seadust Eestis hetkel ei ole. Seetõttu on vajalik kasutada paljusid õigusakte, mis regu- leerivad dokumendihalduse erinevaid tahke. Eeskätt avaliku sektori asutused peavad dokumendihalduse korraldamisel kindlasti arvestama järgmiste seadustega: ·Avaliku teabe seadus, mis sätestab avalikule teabele juurdepääsu tingimused, korra ja viisid (sh dokumendiregistrite pidamise korra), andmekogude asutamise ja haldamise alused ning järelevalve andmekogude haldamise ja teabele juurdepääsu korraldamise üle. ·Isikuandmete kaitse seadus, mis sätestab isikuandmete töötlemise tingimused ja korra, riikliku järelevalve ning vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest. ·Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus, mis sätestab isiku pöördumisele vastamise korra.
infotehnoloogiale, töötajate oskustele, andmekaitsele, dokumentidele juurdepääsu kontrollile, säilitamisele. Digitaalsel säilitamisel tuleb dokumendist riskide vähendamiseks teha mitu koopiat. 3.4.4 Dokumentide liigitamine Dokumendid rühmitatakse sarnaste tunnuste alusel ning kindla liigitusskeemi järgi. Skeemi alusel sisse seatud sarjadele kehtestatakse säilitustähtajad. Skeemi kasutatakse asutuse dokumendiregistrite ülesehitamisel. Dokumente saab liigutada kas asutuse funktsioonide või struktuuriüksuste kaupa. 3.4.5 Säilitustähtaja määramine Sarjale või allsarjale omistatud säilitustähtaeg näitab, kui kaua peab arhiivimoodustaja4 sellesse kuuluvaid dokumente alles hoidma. Säilitustähtaeg peab olema määratud kõikidele dokumentidele. 4 Asutust või isikut, kelle tegevuse käigus arhiiv on tekkinud, nimetatakse arhivaaride erialakeeles arhiivimoodustajaks
52 Dokumendi- ja arhiivihaldus Dokumendiregistrid esitatakse dokumentide loetelu lisatabelis kas: EDHSi alamregistritena, kui dokumente registreeritakse läbi EDHSi tarkvara (vt LISA C) või eraldi registritena, kui dokumentide registreerimiseks kasutatakse tabeltöötlustarkvara. Ainult paberkandjal dokumendiregistrid (registreerimisraamatud) esi tatakse dokumentide loetelu põhiosas vastava funktsiooni all sarjana. Dokumendiregistrite esitamisel tuleb jälgida, et iga registri andmete säilitustähtaeg oleks vähemalt sama pikk kui registreeritavate dokumentide säilitustähtaeg. Foto-, heli- ja videodokumendid Foto-, heli- ja videodokumentide esitamisel liigitusskeemis tuleb esmalt välja selgita- da, millisel eesmärgil audiovisuaalseid dokumente luuakse – kas sündmuste jäädvus- tamiseks, teiste samu sündmusi kajastavate dokumentide illustreerimiseks või muul eesmärgil.
annaabi.ee 
