(1) Paberarhivaalide korrastamisel avalikku arhiivi üleandmiseks: 1) võetakse arhivaalid välja säilitamiseks mittesobivast ümbrisest; 2) eemaldatakse mittearhiiviaines ning paberiga kontaktis olevad metallkinnitid; 3) järjestatakse arhivaalid kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel; 4) lehed nummerdatakse pehme grafiitpliiatsiga; 5) lehed ja ümbrised kuivpuhastatakse; 6) lisatakse arhiivipüsivast dokumendipaberist leht säiliku esilehe ette ja kinnituskirje leht säiliku lõppu; 7) lehed paigutatakse lahtiselt arhiiviümbrisesse või kinnitatakse köitepaeltega arhiivimappi või -kaantesse ja paigutatakse arhiiviümbrisesse. (2) Paberarhivaalidest moodustatud säilikud paigutatakse horisontaalselt hoiustatavasse arhiivikarpi, säilikud ja arhiivikarbid tähistatakse vastavalt avaliku arhiivi nõuetele. (3) Kahjustunud paberarhivaalide puhul konsulteeritakse edasise tegevuse osas
Arhivaalide ettevalmistamine püsivaks säilitamiseks Paberarhivaalide korrastamisel arhiivi üleandmiseks: 1. võetakse arhivaalid välja säilitamiseks mittesobivast ümbrisest; 2. eemaldatakse mittearhiiviaines ning paberiga kontaktis olevad metallkinnitid; 3. järjestatakse arhivaalid kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel; 4. lehed nummerdatakse pehme grafiitpliiatsiga; 5. lehed ja ümbrised kuivpuhastatakse; 6. lisatakse arhiivipüsivast dokumendipaberist leht säiliku esilehe ette ja kinnituskirje leht säiliku lõppu ning kinnitatakse või paigutatakse arhiiviümbrisesse. Paberarhivaalidest moodustatud säilikud paigutatakse horisontaalselt hoiustatavasse arhiivikarpi, säilikud ja arhiivikarbid tähistatakse vastavalt arhiivi nõuetele. Arhivaalide üleandmise kohustus ja tähtaeg- Arhivaalid antakse üle arhiivi, kelle pädevusse kuulub arhivaalide vastuvõtmine.
. § 22. Arhivaalide püsivaks säilitamiseks ettevalmistamine (1) Paberarhivaalide korrastamisel avalikku arhiivi üleandmiseks: 1) võetakse arhivaalid välja säilitamiseks mittesobivast ümbrisest; 2) eemaldatakse mittearhiiviaines ning paberiga kontaktis olevad metallkinnitid; 3) järjestatakse arhivaalid kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel; 4) lehed nummerdatakse pehme grafiitpliiatsiga; 5) lehed ja ümbrised kuivpuhastatakse; 6) lisatakse arhiivipüsivast dokumendipaberist leht säiliku esilehe ette ja kinnituskirje leht säiliku lõppu; 7) lehed paigutatakse lahtiselt arhiiviümbrisesse või kinnitatakse köitepaeltega arhiivimappi või -kaantesse ja paigutatakse arhiiviümbrisesse. (2) Paberarhivaalidest moodustatud säilikud paigutatakse horisontaalselt hoiustatavasse arhiivikarpi, säilikud ja arhiivikarbid tähistatakse vastavalt avaliku arhiivi nõuetele. (3) Kahjustunud paberarhivaalide puhul konsulteeritakse edasise tegevuse osas avaliku arhiiviga.
Kinnituskirje võib vormistada: prinditult; käsikirjaliselt, kasutades osaliselt eeltrükitud blanketti; tervikuna käsikirjaliselt. Kinnituskirje peab sisaldama järgnevaid andmeid: lehtede arvu nii numbrina kui sõnades ja kasutatud järjekorranumbreid; kasutatud literaga numbreid ja vahele jäänud numbreid; kirje koostaja nime, allkirja ja kirje koostamise kuupäeva. Lehtede kinnitamine kaantesse või mappi- Enne lehtede kaantesse kinnitamist lisatakse üks arhiivipüsivast dokumendipaberist valge leht säiliku esilehe ette ja kinnituskirje säiliku lõppu (pabermaterjalid jms peavad vastama arhiivipüsivusnõuetele). Üldjuhul kasutatakse arhivaalide terviklikkuse tagamiseks ja lehtede kinnitamiseks formaadile vastavaid ühe või kahe paelaga varustatud arhiivipüsivast papist või kartongist kaasi või mappe. Kinnitamiseks ei tohi kasutada plast- või metallklambreid. Mappide või kaante seljapikkus ei tohi olla üle 3cm.
annaabi.ee 
