ARHIIVIVÄÄRTUSE OMISTAMINE Dokumentidele määratakse säilitustähtaeg eesmärgiga tagada, et neid hoitakse alles nii kaua kui neid vajatakse. Säilitustähtaja määramiseks analüüsitakse dokumendi väärtust asutuse jaoks, sh võimalikku kasutamist. Võib öelda, et säilitustähtaeg ongi dokumendi väärtuse hinnang. Põhimõte on, et dokumente tuleb hoida nii kaua kui vajalik ja nii vähe kui võimalik. Säilitustähtaeg määratakse kõikidele asutuse dokumendiliikidele. Säilitustähtaeg võib tuleneda mõnest õigusaktist näiteks Raamatupidamisseadus sätestab säilitustähtajad raamatupidamise dokumentidele. Samuti on säilitustähtajad esitatud ministeeriumide koostatud dokumentide näidisloeteludes. Lõplikult määrab aga säilitustähtaja oma asutuses olemasolevatele dokumendiliikidele ikka asutus ise. Säilitustähtaeg määratakse üldiselt täisaastates 3 aastat, 10 aastat, 50 aastat. Vahel on vaja
1 on dokumendi sarja tähis 133 on dokumendi järjekorranumber registris DOKUMENTIDELE SÄILITUSTÄHTAJA MÄÄRAMINE Säilitustähtaja määramise eesmärk on tagada, et dokumente hoitakse alles nii kaua kui neid vajatakse. Säilitustähtaja määramiseks analüüsitakse dokumendi väärtust organisatsiooni jaoks sh võimalikku kasutamist Säilitustähtaeg määratakse kõikidele organisatsiooni dokumendiliikidele Säilitustähtaeg võib tuleneda õigusaktist (raamatupidamisseadus, töölepinguseadus) Säilitustähtaeg määratakse täisaastates Vahel seotakse säilitustähtaeg mingi kindla sündmusega ( näit. 10 a peale lepingu tähtaja lõppemist) Organisatsiooni kõige olulisematele dokumendiliikidele antakse alatine säilitustähtaeg st org-n hoiab neid dokumente alles oma tegevuse lõpuni.
esitus; asutuse dokumentide loetelu osaks olev sarjade jt. liigitusüksuste struktureeritud loetelu. Metaandmed dokumendihalduse kontekstis määratletakse metaandmeid kui andmeid, mis kirjeldavad dokumentide konteksti, sisu ja arhitektuuri ning nende haldamise ajalugu. Register dokumendihaldussüsteemi osa, milles dokumendid on seotud ainuidentifikaatoritega, st dokumendid on registreerimisel järjestiku nummerdatud. Registrid luuakse dokumendiliikidele (kirjavahetuseregister, lepingute register) või sarjadele (käskkirjad, protokollid) (vrd: dokumendiregister). Registreerimine dokumendile selle hõlmamisel viida (ainuidentifikaatori) andmine: a) registrinumbri andmine; b) seostamine liigitusüksusega ja sarja tähise andmine. Roll nimetus, mida isik kannab, täites ülesannet, mis ei peegeldu tema ametinimetuses. (Ka ,,kasutajaroll"). Sari - liigitusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid
· süsteem peaks olema lihtne ning süsteemi juurutamisega peab kaasnema põhjalik koolitus ja tugi · süsteem peaks olema integreeritud grupitöö tarkvaraga (Evely Heldring 2009) Joonis Kasutusvõimalused Allikas: GoPro 2012 3. TARKVARA TURVALISUS IBM GoPro Case turvasüsteem baseerub Lotus Domino turvalisusele. Juurdepääsuõigusi saab määrata kasutajagruppidele ja üksikisikutele. Juurdepääsuõigusi võib anda eraldi dokumentidele, dokumendiliikidele ja ka ainult dokumendi osadele. Dokumentide logis säilitatakse infot, millal ning kelle poolt on andmeid muudetud. Kõrgendatud turvalisuse korral ka seda, millal ning kes on andmeid vaadelnud. Süsteemis fikseeritakse ka kõik lubamatu juurdepääsu katsed. IBM GoPro Case'i on soovi korral võimalik edasi arendada. Osta tuleb serveri ja kasutajate litsentsid. Kuutasusid eraldi ei ole. Tasu eest saab olemasolevaid litsentse vahetada uuema versiooni omade vastu. (Mirjam Saan 2002)
annaabi.ee 
