õiguslike juriidiliste isikute asjaajamise ja arhiivinduse alast tegevust EV-s? Vastus: Riigikantselei, Rahvusarhiiv, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium 3. Kirjeldage diferentseeritud asjaajamist. Asjaajamise korralduse organisatsioonilise vormi valik sõltub asutuse suurusest, struktuurist, territoriaalsest paiknemisest, dokumendiringluse mahust, juhi juhtimispõhimõtete valikust, tehnilisest varustatusest jm. Tsentraliseeritud asjaajamine Kõik asjaajamistoimingud (dokumentide vastuvõtt, registreerimine, lahendamine, lahendamise kontroll, väljasaatmine, toimikusse paigutamine) toimuvad ühes kohas - struktuuriüksuses või kantseleis. Üldreeglina võimalik ja otstarbekas vaid väga väikestes asutustes. Detsentraliseeritud asjaajamine Kõik asjaajamistoimingud toimuvad struktuuriüksustes. Kasutatakse harva. Diferentseeritud asjaajamine (kõige levinum) Osa asjaajamisoperatsioone - tavaliselt dokumentide vastuvõtmine, väljasaatmine, sageli ka
ning vastavad järelevalvefunktsioonid loodavale Rahvusarhiivile pannud. 3. ASUTUSE ASJAAJAMISE KORRALDAMISE ÜLDPÕHIMÕTTED 3.1. Asjaajamise organiseerimise vormid Asjaajamise korralduse organisatsioonilise vormi valik sõltub asutuse suurusest, struktuurist, territoriaalsest paiknemisest, dokumendiringluse mahust, juhi juhtimispõhimõtete valikust, tehnilisest varustatusest jm. Tsentraliseeritud asjaajamine Kõik asjaajamistoimingud (dokumentide vastuvõtt, registreerimine, lahendamine, lahendamise kontroll, väljasaatmine, toimikusse paigutamine) toimuvad ühes kohas - struktuuriüksuses või kantseleis. Üldreeglina võimalik ja otstarbekas vaid väga väikestes asutustes. Detsentraliseeritud asjaajamine Kõik asjaajamistoimingud toimuvad struktuuriüksustes. Kasutatakse harva. Diferentseeritud asjaajamine
ettevalmistamine Dokumentide tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine Asjaajamine jaguneb a) Tsentraliseeritud kõik asjaajamise toimingud toimuvad ühes kohas; b) Detsentraliseeritud kõik asjaajamise toimingud toimuvad struktuuriüksustes; c) Diferentseeritud osa asjaajamist toimub tsentraliseeritud ja osa struktuuriüksustes. Nõuded asjaajamisele Asjaajamine peab olema teostatud süstemaatiliselt ning asjaajamistoimingud peavad olema kavandatud ja metoodiliselt teostatud. Asjaajamine peab olema teostatud järjekindlalt. järjekindlus suhtumises dokumenti olenemata selle teabeväärtusest järjekindlus ajas tähelepanu ja vahendid kõik dokumendiliigid, teabekandjad, vormingud Asjajamistoimingud peavad olema kontrollitavad. Kõik toimingud, mida dokumendiga tehakse, peavad olema kontrollitud dokumendi loomisest
ametnike lahkumisel tuleb asjaajamine üle anda ja kuidas see vormistatakse; muud toimingud tulenevalt asutuse ülesannetest. 3.3.1 Vead ja riskid Mõned ettevõtted asjaajamiskorra pidamisel teevad vigu, millest võivad tulla riskid. Ülevaade enam levinud vigades ja tulenevatest riskidest on toodud tabelis 1. Viga Veast tulenevad riskid ja mõjud Asutusel puudub asjaajamiskord. Asjaajamistoimingud on reguleerimata, dokumendi- ja arhiivihaldus võivad olla puudulikud, õigusaktiga pandud kohustuse rikkumine. Asjaajamiskorras ei ole kajastatud e-kirjade Asutuse tegevus võib osaliselt jääda haldamist. dokumenteerimata.
annaabi.ee 
