3. dokumentide ettevalmistamine säilitamiseks; 4. asjaajamise üleandmine töötajaga töölepingu muutumisel või lõpetamisel. Antud korraga tagatakse ühtne ja korrektne dokumendihaldus asutuses. Kord kehtib kõigis asutuse struktuuriüksustes. Korra täitmise eest vastutavad kõik asutuse töötajad, kes puutuvad kokku dokumentide ringluse ja haldusega. Asjaajamiskorra toimimise, ajakohastamise ning üldise täitmise eest vastutab asjaajamisteenistuse juhataja. Korda tutvustab uuele töötajale vahetu juht või tema poolt selleks määratud isik. 1 1 XXX ASJAAJAMISKORRA VASTAVUS ASJAAJAMISKORRA ÜHTSETE ALUSTEGA 4XXX on asjaajamiskord kehtestatud juhatuse otsusega 20.05.2014 nr 1-4.1/199-1, mis vastab Asjaajamiskorra Ühtsete aluste (edaspidi AKÜA) § 4 (1).
eest antakse edasi (nt. töötajalt asutusele ja sealt edasi arhiivile). Dokumendi elukäigu etappe on jaotatud kahe faasi vahel: nn. asjaajamise faas, kuhu mahub dokumendi loomine ja aktiivne kasutamine; ning nn. arhiivi või väheaktiivse kasutamise faas, kus väärtust omavad dokumendid (arhivaalid) eraldatakse asjaajamisest ja säilitatakse pikema aja jooksul. Selline faaside eristamine lähtub eelkõige dokumentide haldamise eest vastutuse jaotumisest asjaajamisteenistuse ja arhiiviteenistuse vahel dokumendi tüüp- saame määratleda sisu järgi,enamasti on meil teksti dok id,helisalvestised,fotodok, cd-d dokumendi element-dokumendi koostisosa (informatiivosa) dokumendi vorming e vormistus-kuidas me dok i vormistame kust kui palju vahesid jätta, ridade vahed jne, vormielemendid-saame vormistada dokumendi liik- näeme ära sisu esitamise viisi ja vormingu,protokoll akt neil on erinevad liigid ja vormingud,kirjad adressaat kuupäev liike on kaks 1
juhile ja ta omakorda suunab dokumendi ametnikule täitmiseks/ lahendamiseks. Resolutsioon (e ülesande suunis) määratakse asja lahendamise kord ja tähtaeg. Läbivaatamisel märgitud info kantakse dokumendiregistrisse. Resolutsiooni kirjutatakse esikülje vabale pinnale (soovitavalt paremale poole). Resolutsioon võib olla ka eraldi lehel. Dokument edastatakse täitjale, ühelt täitjalt teisele, samuti alla kirjutamiseks antud dokument ainult asjaajamisteenistuse kaudu. Asjaajamiseteenistus teeb dokumendi liikumise kohta märked registrisse. Dokumendi sisulise ja tähtajalise lahendamise eest vastutab resolutsioonis märgitud ametnik. 20. Dokumendi täitmise tähtajad- Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjat informeeritakse lahenduse käigust hiljemalt 1 kuu jooksul (kui seadus ei näe muud ette). Kõrgemalseisev asutus või ametnik võib anda asja lahendamiseks lühema tähtaja. Kui
dokumendi haldamise eest antakse edasi (nt. töötajalt asutusele ja sealt edasi arhiivile). Dokumendi elukäigu etappe on jaotatud kahe faasi vahel: nn. asjaajamise faas, kuhu mahub dokumendi loomine ja aktiivne kasutamine; ning nn. arhiivi või väheaktiivse kasutamise faas, kus väärtust omavad dokumendid (arhivaalid) eraldatakse asjaajamisest ja säilitatakse pikema aja jooksul. Selline faaside eristamine lähtub eelkõige dokumentide haldamise eest vastutuse jaotumisest asjaajamisteenistuse ja arhiiviteenistuse vahel. Digitaalses dokumendihalduses on see vahe kadumas ja digitaaldokumendi eriomaduste tõttu tuleb dokumendi elukäiku hallata kui tervikut, kuna dokumendi säilitamine on otseselt seotud dokumendi loomisel tehtud otsustustega (nt. dokumendi failivorming). Digitaalne dokumendihaldus peab tagama, et dokumendi olulised omadused (autentsus, usaldusväärsus, terviklus) oleksid kontrollitud ja kaitstud kõigil dokumendi elukäigu etappidel
funktsionaalsusnõuded [8, lk 6]. Dokumendi elukäigu etapid jaotatakse kaheks: nn asjaajamise faas, millesse kuuluvad dokumendi loomine ja aktiivne kasutamine, ning nn arhiivi või väheaktiivse kasutamise faas, mille käigus eraldatakse väärtust omavad dokumendid (arhivaalid) asjaajamisest ja säilitatakse neid pikema aja jooksul. Selline faaside eristamine lähtub eelkõige dokumentide haldamise eest vastutuse jaotumisest asjaajamisteenistuse ja arhiiviteenistuse vahel, kuid digitaalses dokumendihalduses on see vahe kadumas ja digitaaldokumendi eriomaduste tõttu tuleb dokumendi elukäiku hallata kui tervikut, kuna dokumendi säilitamine on otseselt seotud dokumendi loomisel tehtud otsustustega (nt dokumendi failivorming) [8, lk 7]. Digitaaldokumendi sõltuvus riist- ja tarkvarast, mis ühelt poolt lihtsustab dokumendi loomist, vahetamist ja kasutamist, on omadus, mis teiselt poolt seab uusi nõudmisi
annaabi.ee 
