Rahvusarhiivi poolt nõutavad tehnilised metaandmed on: elemendi nimi ja XML märgendi nimetus, elemendi nimi ja numbri dokumendihalduse metaandmete loend, elemendi lühikirjeldus ja elemendi kohustuslikkus. Digitaalselt allkirjastatud failid Rahvusarhiivi on võimalik edastada ainult neid digitaalallkirjaga dokumente, milles sisalduvate failide vormingud vastavad arhiivivormingutele. Juhul kui digitaalselt allkirjastatud fail ei ole arhiivivormingus, tuleb läbi viia failide konverteerimine. Dokumentide ja nende kirjelduse arhiivipüsiv kuju Ülemist liigitusüksuseid identifiseerivad metaandmed. Dokumendi metaandmeid. Dokumendifailide tehnilisi metaandmeid. Dokumendifaile. Lisaks moodustatakse arhiivimoodustaja, arhiivi, funktsiooni, sarja ja dokumendi taseme kirjeldustest omaette XML fail. Arhiveeritavate andmete edastamine Rahvusarhiivi SHAxxx
-kaantesse ja paigutatakse arhiiviümbrisesse. (2) Paberarhivaalidest moodustatud säilikud paigutatakse horisontaalselt hoiustatavasse arhiivikarpi, säilikud ja arhiivikarbid tähistatakse vastavalt avaliku arhiivi nõuetele. (3) Kahjustunud paberarhivaalide puhul konsulteeritakse edasise tegevuse osas avaliku arhiiviga. (4) Digitaalarhivaalid antakse Rahvusarhiivi: 1) tarkvaraplatvormist ja kindlast rakendustarkvarast sõltumatus või avatud vormingus ehk arhiivivormingus vastavalt eeskirja lisale 1; 2) tihendamata või kadudeta tihendatud ja krüpteerimata. 3) ühtse XML kujul kapslina. (5) XML kujul kapsel digitaalarhivaalide ja nende kirjelduste üleandmiseks moodustatakse Rahvusarhiivi koostatud XML skeemi alusel. (6) Digitaalallkirja kapslis üleantavate digitaalarhivaalide puhul kasutatakse eeskirja lisas 1 nimetatud arhiivivorminguid. (7) Üleantavates tekstifailides kasutatakse UTF-8 (Unicode) ISO 10646 märgikoodi.
sisestati. Lühiajaliste digitaaldokumentide loomisel soovitatakse kasutada vorminguid, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. Tarkvaraplatvormist ja kindlast rakendustarkvarast sõltumatute ja avatud vormingute valikul võib lähtuda arhiivieeskirjas ja digitaalarhiivinduse strateegias 2005-2010 toodud vormingutest Pikema säilitustähtajaga digitaaldokumendid soovitatakse säilitada CD-Ril mõnes arhiivivormingus (vaata arhiivieeskirja §70) vastavalt dokumendi tüübile. CD-Re võib asutuses hoida samas arhiiviruumis, kus hoitakse ka paberalusel dokumente. On oluline, et pärast salvestamist ja kontrollimist viiakse andmekandja kohe säilitusruumi. Kui on ette näha, et andmekandjale salvestatud info leiab kasutamist, siis tuleb teha kasutuskoopia. Kasutuskoopiat ja arhiivikoopiat ei tohi segi ajada. Kasutatud materjal: · http://et.wikipedia.org/wiki/Arhivaal · http://et.wikipedia
Dokumentide kasutatavuse põhilised ohud tulenevad tehnoloogilistest riskidest, mistõttu tuleb pikaajaliste digitaaldokumentide hoiule andmiseks ettevalmistamisel tähelepanu pöörata dokumendi koostisosaks olevate failide ettevalmistamisele pikaajaliseks säilitamiseks. Seetõttu on kehtestatud kindlad reeglid säilitamiseks sobivatele failivormingutele. Dokumendid antakse Rahvusarhiivile hoiule tarkvaraplatvormist ja kindlast rakendustarkvarast sõltumatus või avatud vormingus (arhiivivormingus) vastavalt Arhiivieeskirja lisale 1. Kui asutus kasutab dokumentide loomisel ja EDHSi hõlmamisel muid vorminguid, tuleb need viia arhiivivormingutesse (konvertida) korrastamise käigus. Siinjuures eeldatakse, et asutuses toimub konvertimine kvaliteetselt ja kontrollitult, mistõttu faili algne versioon (nt DOC, RTF jms) hoiule andmisele ei kuulu. Alates 1. jaanuarist 2013. a (Asjaajamiskorra ühtsed alused) tuleb asutustel luua üle
annaabi.ee 
