Vastuskiri koostatakse olenevalt kliendi pöördumise sisust. Mida suurem kahju on kliendile tekitatud, seda sisukam peab vastus olema.Põhjendatud kaebuse vastus sisaldab järgnevat infot: tänu tähelepanu juhtimise eest selgitus, kuidas viga tekkis selgitus, kuidas viga parandatakse (kahjunõude korral võimaliku hüvituse selgitus) ühike ja viisakas vabandus 'lõppsõna (näiteks, mis on tehtud, et taoline viga enam ei korduks) viisakusvormel PÕHJENDAMATA KAEBUS Kas kaebus on põhjendatud, see selgitatakse pöördumisega töötamise käigus. Pöördumisega töötamisel kontrollitakse fakte ja otsitakse võimalikke lahendusi. Kaebus võib olla põhjendamatu juhul, kui:' klient ei ole teadlik, et kaebus on põhjendamatu klient näeb võimalust hüvituse saamiseks. Põhjendamatu kaebuse vastus sisaldab järgnevat infot: tänu kirja eest selgitus teenuse tingimuste kohta
3. Kirjasamm 2,54 mm 4. Reavahe (Paragraph) 1 (Single) või 1,5 (1,5 Lines) 5. Kirja stiiliks plokkstiili, mille puhul teksti iseseisvad lõigud eraldatakse üksteisest kahekordse tekstis kasutatud reavahega. 6. Püstkiri (Regular) kirjastiiliga (Font) Times New Roman või Arial. 7. Kirja paigutus (reastus) paberil (Alignment) on vasakult paremale ilma venitamiseta (Align Left), sõnade poolitamist välditakse. 8. Kirjal peavad olema alguses pöördumine, lõpus viisakusvormel, kirja allkirjastaja nimi, amet ja allkiri, vajadusel kirja koostaja nimi, telefoninumber. 9. Alati lisatakse kirjale kuupäev ja registreerimisnumber. 10. Küsimustele antakse konkreetsed vastused nende esitamise järjekorras. 44 11. Eitav vastus kirjutatakse positiivselt ning põhjendatult. Kirja alguses tuuakse välja äraütlemise põhjused, konkreetne ja selge äraütlemine viiakse kirja lõppu. 12
Positiivsed sõnad: õnneks, meelsasti, kerge, uus, üllatav, lootus, õigesti, hästi, lahendame, võimalus ... Ametlik kirjastiil- võimalikult vähe omadussõnu. Kirjale vastatakse küsimise järjekorras! Vastamisel kasutatakse küsimust. OutOfOffice kiri- kontorist väljas · Lühike · Informatiivne · Positiivselt sõnastatud 1. tänatakse kirja eest 2. millal tagasi tullakse 3. asendaja kontaktid 4. enda kontaktid kiireloomulisteks küsimusteks 5. viisakusvormel (nt parimat, lugupidamisega) Kirjutatakse, et ollakse nt töölähetusel välismaal sellest kuupäevast selleni. Kirjale vastatakse 24 tunni jooksul. Kui on mahukas kiri, panna kaasa manus. Kui vähe teksti, siis võib panna kirja sisse (2 rida wordi teksti). Vältida lühendeid, slängi, kirjavigu ja järjest suuri tähti (=karjumine). Kirjavähemärgi järel on tühik ALATI! Sidekriipsule tühikuid ei panda. Mõttekriipsul on mõlemal pool tühik (on pikem, enter klahviga saab)
annaabi.ee 
