Saab teada kõik toimingud ja tegevused dokumentidega 3. Milleks on vajalik dokumentide loetelu ? Dokumentide süstematiseerimiseks, sarjatähis(dokumentide indekseerimiseks) 4. Milleks on vajalik arhivaalide loetelu? On vaja tekkinud toimikute hulga kindlaks määramiseks, dokumentide üles leidmiseks 5. Põhjenda meneteletavate dokumentide registreerimiEtse vajalikkust Et tagada dokumentide audentsus 6. Kus saab vastus oma viida? Sisse tulnud kirja registreerimistempli jäljendilt 7. Kuidas vormistad operatiivselt lahendatud dokumentide täitmise tulemuse? Dokumendiregistrisse, dokumendile(ainult paberkandjal) 8. Töötaja 6 sammu dokumendi- ja arhiivihalduse järjepidevuse tagamiseks · mall(usaldusväärsus) · registreerimine( registreeritakse kõik meneteletavad dokumendid) · Liigitamine (dokument pannakse kohe õigesse sarja) · Korrastamine (kasutatavus) · arvestamine (olemi kindlaks tegemine)
Saabuvad dokumendid registreeritakse saabumise päeval, sisemised ja väljasaadetavad dokumendid registreeritakse allakirjutamise päeval. Dokument on registreeritud, kui · Dokumendile on antud number dokumendiregistrist, soovitatavalt koos sarja tähisega, ja · Tema kohta on dokumendiregistrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile. Saabunud paberdokumendi esimese lehe vabale pinnale(üldjuhul lehe alumises parempoolses nurgas) tehakse registreerimistempli abil saabumismärge(16X41mm), mis peab sisaldama · Organisatsiooni nime, kuhu dokument saabus · Saabumise kuupäeva · Viita(s.o dokumendiregistrist saadud järjekorranumbrit, millele eelneb sarja tähis). Sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel on soovitatav viidale lisada individualiseeriv number Näide 1-4/112-2 Kus 1-4 on sarja tähis 112 on dokumendiregistrist saadud järjekorranumber 2 tähistab teist kirja selles küsimuses(asjas)
isikliku kirja avamisel selgub, et see on ametlik, vastutab registreerimise eest kirja saanud töötaja. Struktuuriüksustele, asutustele või isikutele adresseeritud post saadetakse registreerimiseks edasi struktuuriüksustesse. Ümbriku avamisel kontrollitakse selles oleva dokumendi vastavust nõuetele. Puudulikult vormistatud (allkirjastamata, ettenähtud lisad puuduvad jne) dokumendid saadetakse tagasi. Saabunud dokument märgistatakse registreerimistempli jäljendiga, millele märgitakse ülikooli nimi, registreerimise kuupäev ja registrinumber. Templi asukoht on esimese lehe alumises paremas nurgas. Registreerimise eest vastutab ametiisik, kellele dokument saabus. dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine- Avalikustamisele kuuluv teave on ülikooli koduleheküljel www.tlu.ee. Teabele juurdepääsu tagab dokumendiregister, mis on kasutatav veebilehelt.
Kui isikliku kirja avamisel selgub, et see on ametlik, vastutab registreerimise eest kirja saanud töötaja. Struktuuriüksustele, asutustele või isikutele adresseeritud post saadetakse registreerimiseks edasi struktuuriüksustesse. Ümbriku avamisel kontrollitakse selles oleva dokumendi vastavust nõuetele. Puudulikult vormistatud (allkirjastamata, ettenähtud lisad puuduvad jne) dokumendid saadetakse tagasi. Saabunud dokument märgistatakse registreerimistempli jäljendiga, millele märgitakse ülikooli nimi, registreerimise kuupäev ja registrinumber. Templi asukoht on esimese lehe alumises paremas nurgas. Registreerimise eest vastutab ametiisik, kellele dokument saabus. dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine- Avalikustamisele kuuluv teave on ülikooli koduleheküljel www.tlu.ee. Teabele juurdepääsu tagab dokumendiregister, mis on kasutatav veebilehelt.
annaabi.ee 
