7-5 Arved 7a. Maj. A. lõpust Avalik 7-13 Aruanded AK riigiasutustele 7-18 Kirjavahetus 5 a. Avalik muudes finantsküsimustes 1. Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse esmane (algatus)kiri koos vastuskirjade ja muude asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud, arvamused jms)
tähtajal; 2) või dokument on asjast huvitatud isikule digitaalselt kättesaadavaks tehtud või sellest on isikule teatatud; 3) või on sooritatud muud õigusaktidega ettenähtud toimingud. § 44. Kontroll dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ning asjade tähtaegse lahendamise üle DOKUMENTIDE HOIDMINE § 45. Üldnõuded dokumentide hoidmisele § 46. Lahendatud paberdokumentide hoidmine · Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. § 47. Lahendatud digitaaldokumentide hoidmine · Lahendatud digitaaldokumente hoitakse andmekandjal ja vormingus, mis tagavad nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul.
-toimikud säilitatakse töökohtadel -asjaajamisperioodi lõpus kontrollitakse toimikute süstematiseerimise kvaliteeti. Dokumentide paigutamise toimikutesse Lõplikult vormistatud dokument või saadud dokument, millest tulenenud probleemid on ettenähtud korras lahendatud, pannakse dokumentide loeteluga määratud sarja toimikusse. Dokumentide loetelu peab olema kättesaadav kõigile töötajatele, kes tegelevad dokumentidega. Paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides asjaajamisperioodide kaupa. Toimikute paksus ei tohi ületada 2,5-3 cm. Kui asjaajamisperioodi kestel tekib dokumendisarjas palju dokument tuleb moodustada mitu toimikut. Kui ettevõttes tekib asjaajamisperioodil vähe dokumente, võib ühte toimikusse koondada mitme asjaajamisperioodi dokumendid, kui mitte üle 5 aasta. 1 Meeldetuletus Dokumentide rühmitamise aluseks on dokumendi liik, sisu, ülesanne, mille käigus dokument
kirjutada ka allkirja andja nimi. § 42. Digitaaldokumendi väljasaatmine Digitaaldokumendi väljasaatmisel edastatakse adressaadile: 1) dokument koos vajalike lisadega ja metaandmetega ning allkirjastatuna, kui seda on nõutud, või 2) teade, milles on märgitud dokumendi saatja, pealkiri, kuupäev, viit ja viide dokumendi asukohale. 4. jagu Dokumentide hoidmine § 46. Lahendatud paberdokumentide hoidmine (1) Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. Asutuse dokumendihalduse korraldamine Ideaal: · Kiirus · Digitaalsus (kiirem võimalus leida andmeid, info jõuab ka teistesse riikidesse kiirelt, varukoopiad, samas, kui pole elektrit, pole dokumente)
annaabi.ee 
