Vajaduse korral täpsustatakse pealkirja ja muudetakse säilitustähtaega. Toimikust eemaldatakse mustandid ja koopiad. Alatised dokumendid liidetakse samaliigiliste toimikutega. Järelejäänud ajutisi dokumente määratakse ümber toimikute loetelude alusel. Väärtusekspertiisi tulemuste põhjal koostatakse toimikute nimistud. Nimistud on säilikute pealkirjade süstematiseeritud loetelu koos säiliku järjekorranumbri, lehtede arvu ja piirdaatumitega. Nimistu on arvestusdokument, mis tagab dokumentide kiire leidmise. Näide ühest nimistust Säiliku number 1-... Indeks asjaajamises P/2-4 Säiliku pealkiri Direktorite käskkirjad, Personali nimekiri jne Piirdaatumid 30.märts 1994-september 1995 Lehtede arv 235 Märkused (vajadusel) TOIMIKUTE VORMISTAMINE
2, lk. 528 · Herbert Lindmäe, "Professor Jüri Uluotsa poliitiline tegevus Saksa okupatsiooni ajal ja selle riigiõiguslik tähendus" Juridica 2000, nr. 2, lk. 113121; samas lk. 122130 ka: Maia Ruttu, Karmen Visnapuu, "Jüri Uluots (13. 01. 1890 9. 01. 1945): publikatsioonid ja tema kohta kirjutatu" (http://et.wikipedia.org/wiki/J %C3%BCri_Uluots). Jüri Uluotsa 40-säilikuline isikuarhiiv piirdaatumitega 1927?1943 sisaldab tema kahe teadustöö Õpetus õigusest (1942?1943) ja Eesti õigusajalugu ([1941]) mustandkäsikirju ning seadustekste, mille väljatöötamisel J. Uluots osales (http://www.utlib.ee/ee/publikatsioonid/2001/ar/lisad/20.html). J.Uluotsa loenguid TÜ-s esindavad üliõpilaste koostatud ja paljundatud Konspektid (http://www.utlib.ee/ee/kataloogid/nimistud/uluots_nimistu.pdf). J. Uluotsa
Arhiivimoodustaja tegevuse lõpetamisel tuleb viidata lõpetamise aluseks olevale õigusaktile; Näide: Seoses Männikase Kooli tegevuse lõpetamisega (Linnavalitsuse 01. veebruari 2008.a korraldus nr 25) soovime Pärnu Maaarhiivile üle anda järgmised arhivaalid ... - Arhiivimoodustaja nimi (viimane ametlik nimi); - Arhivaalide tüüp ja liik (paberalusel, elektrooniline, filmi või fonodokument); - Säilikute arv koos piirdaatumitega - Kehtivad juurdepääsupiirangud Näide: Arhiivimoodustaja Männikase Kool 1. Paberalusel arhiiviväärtusega arhivaalid 2. Hulk 50 säilikut 3. Aastad 2005 2007 4. Juurdepääsupiirangud puuduvad 5. Arhivaalide kohta on koostatud arhiiviskeem 6. Kooli tegevuse kohta on koostatud ajalooõiend 7. Arhivaalid on korrastatud vatstavalt arhiivieeskirja nõuetele. Taotlusele lisatakse - Arhiiviskeem
annaabi.ee 
