Dokumente hoitakse alles kuni säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni liigitusskeemist tulenevate sarjade kaupa. 2. Mida peab sisaldama dokument „ülevaade arhiivi koosseisust“? 1) funktsiooni nimetust; 2) sarja kehtivat ja varem kehtinud tähist, nimetust ja säilitustähtaega; 3) viidet avaliku arhiivi hindamisotsusele, kui dokumendid on hinnatud; 4) sarja koosseisu kuuluvate toimikute või muude üksuste kogust, pealkirju, piirdaatumeid ja asukohti; 5) viidet hävitamisaktile, kui dokumendid on hävitatud. 3. Mida peab arhiivimoodustajate liigitusskeem sisaldama? 1) asutuse nimetust; 2) funktsiooni nimetust ja selle tähist; 3) sarjade nimetusi ja nende tähiseid. (4) Arhiivimoodustajate liigitusskeem peab põhifunktsioonide osas sisaldama lisaks: 1) funktsiooni kirjeldust (tegevused või tööprotsessid, mida tehakse funktsiooni täitmiseks);
seisundit ega ohusta nende autentsust, usaldusväärsust, terviklikkust ja kasutatavust. Hoidmine. Asutusel peab olema ülevaade arhiivi koosseisust. Ülevaade arhiivi koosseisu kohta peab sisaldama vähemalt: 1) funktsiooni nimetust; 2) sarja kehtivad ja varem kehtinud tähiseid, nimetusi ja säilitustähtaegu; 3) viidet arhiivi hindamisotsusele, kui dokumendid on hinnatud; 4) sarja koosseisu kuuluvate toimikute või muude üksuste kogust, pealkirju, piirdaatumeid ja asukohti; 5) viidet hävitamisaktile, kui dokumendid on hävitatud. Arhivaalide loomisel, korrastamisel ning hoidmisel peab asutus kasutama materjale, tooteid, vorminguid ja tehnoloogiaid, mis tagavad arhivaalide võimalikult pikaajalise säilivuse ja kasutuse. Asutus loob arhivaalid arhiivivormingus või viib mitte-arhiivivormingus arhivaalid arhiivivormingusse võimalikult kiiresti pärast arhivaali loomist või saamist. Asutus töötab
lehtedesse teavet kahjustamata teha, võib säiliku lehed nummerdatult paigutada arhiivipüsivast paber materjalist ümbrikusse või mappi lehti kinnitamata. Ümbrik või mapp paigutatakse omakorda horisontaalselt säilitatavasse arhiivikarpi Säilikute tähistamine karpidele kirjutatakse peale võimalikult palju andmeid: arhiivimoodustaja nimetus, strukt. üksuse nimetus, sarja tähis, toimiku nr, pealkiri, piirdaatumid. Piirdaatumeid ei panda, kui need avalduvad pealkirjas. (Karbi number). RA-sse üleandmisel lisatakse lehtede arv, leidandmed: arhiivi tähis, nimistu nr (fondi nr, saadakse RA üleandmise käigus), säiliku number. PILET 3 1. Põhimõisted: dokument Mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks (arhiiviseadus) 2
annaabi.ee 
