peetakse seda elektrooniliselt. 6. Dokumentide hoidmine asutuse tegevuse lõpetamise järel (säilitustähtajad, äriseadustikust tulenevad säilitamise nõuded, hoidmise tegelik korraldamine ) Paberdokumente tuleb hoida nii, et on tagatud säilimine- kapil või laual, maast 10-15 cm kõrgusel. 7. Säiliku kaanele kantavad andmed arhiivimoodustaja nimi,struktuuriüksuse nimi,sarja tähis, pealkiri, piirdaatumid, toimiku number, lehtede arv, leidandmed 8. Hävitamise protseduur (kuidas dokumenteeritakse, kuidas viiakse läbi füüsiline hävitamine Selgitatakse välja millised dokumendid lähevad hävitamisele. Dokumentide hävitamisel tuleb koostada hävitamisakt ehk eraldamise akt (asutuse üldplangil), milles märgitakse kes, millal ja kui palju ja kuidas dokumente hävitas. Füüsiline paberdokumentide hävitamine on põletamine, purustamine. Teabe kustutamine selle kandjalt või ülekirjutamise teel. Hävitamise
Kirjeldusüksus: arhivaalide kogum või arhivaal, mida on võimalik eraldi kirjeldada. Kontekst: dokumendi seos asutuse funktsiooni, tegevuste, toimingute, dokumendisüsteemi ja teiste dokumentidega. Korrastamine ja kirjeldamine: toimingute kompleks, mille käigus luuakse arhiivimoodustaja ja selle arhiivi täpne esitus arhivaalide säilimise, haldamise ja kasutamise võimaldamiseks. Korrastusüksus : arhivaalide kogum või arhivaal, mida saab käsitleda ja hallata tervikuna. Leidandmed: andmed säilikute leidmiseks, haldamiseks, viitamiseks. Moodustuvad avaliku arhiivi nimetusest (lühendina), fondi, nimistu ja säiliku tähisest/numbrist. Lihtsustatud korras hävitamine: arhivaalide hävitamiseks eraldamine eelhindamisotsuse alusel ilma avalikult arhiivilt täiendavalt hindamist taotlemata. Tegevus dokumenteeritakse hävitamisaktiga. Liigitamine: 1. dokumentide konteksti väljaselgitamine ja liigitusskeemina esitamine; 2.
materjalist ümbrikusse või mappi lehti kinnitamata. Ümbrik või mapp paigutatakse omakorda horisontaalselt säilitatavasse arhiivikarpi Säilikute tähistamine karpidele kirjutatakse peale võimalikult palju andmeid: arhiivimoodustaja nimetus, strukt. üksuse nimetus, sarja tähis, toimiku nr, pealkiri, piirdaatumid. Piirdaatumeid ei panda, kui need avalduvad pealkirjas. (Karbi number). RA-sse üleandmisel lisatakse lehtede arv, leidandmed: arhiivi tähis, nimistu nr (fondi nr, saadakse RA üleandmise käigus), säiliku number. PILET 3 1. Põhimõisted: dokument Mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks (arhiiviseadus) 2. Arhiivi kirjeldamine (eesmärk; kirjeldamise tasandid; arhiivi teatmestu) Arhiivi kirjeldamine on arhiivipidamise üks protsess
annaabi.ee 
