Kogude osakond tegeleb arhiiviväärtuslikuks hinnatud arhivaalide kogumise, vajadusel ka korrastamise ja kirjeldamisega. Enamus materjali jõuab arhiivi avalikke ülesandeid täitvate asutuste töö käigus tekkinud arhivaalidena, kuid arhiiviväärtuslikuks hinnatakse ka eraõiguslike asutuste ja eraisikute tegevuse käigus tekkinud materjali, kui see sisaldab ühiskonnale olulist dokumenteeritud teavet. Osakonna koosseisus on kolm talitust: 1. Riigiasutuste talitus kogub Riigiarhiivi kogumisallikate nimekirja kuuluvate riigiasutuste, põhiseaduslike institutsioonide ja avalik-õiguslike juriidiliste isikute põhitegevuse arhivaale; nõustab arhiivimoodustajaid ja -valdajaid arhiiviväärtuse saanud arhivaalide korrastamisel ja kirjeldamisel enne arhiivi üleandmist. 2. Teatmetalitus kirjeldab ja korrastab eeskätt Riigiarhiivi vastu võetud vanemaid dokumente, tegeleb arhiiviteatmestu arendamisega, veebipõhiste infosüsteemide täiendamise ja kontrollimisega. 3
on. Arhivaalid antakse avalikku arhiiv üle siis, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks (Rahvusarhiiv3, 2015). Rahvusarhiiv pöörab tähelepanu ka era- ja mittetulundussektoris tekkivale teabele ehk tegeletakse ka eraõiguslike asutuste dokumentide kogumisega. Rahvusarhiiv teeb sellistele asutustele koosööettepanekud ning asutused, kes on pakkumisele positiivselt reageerinud, kantakse vastavasse kogumisallikate nimekirja (Rahvusarhiiv3, 2015). Arhiiv kogub ka eraisikute arhivaale, kuid selliste dokumentide puhul võetakse vastu otsus igal üksikul juhtumil eraldi. Ka eraisikute dokumente peab avalik arhiiv hindama. Arhivaalide üleandmisel rahvusarhiivi on eraisikutel õigus kehtestada nende dokumentidele juurdepääsupiirangud seoses nende kasutamisega. Tihti on kordi, kus on eraisikutel järelejäänud dokumendid mõistlikum anda hoopis muuseumidesse (Rahvusarhiiv3, 2015).
Soovitused tugifunktsioonide dokumentide hindamiseks Eesmärk on anda soovitusi arhiiviväärtusega arhivaalide väljaselgitamiseks hindamise käigus, olla töövahend eelhindamisele üleminekuks ning hõlbustada tugifunktsioonide dokumenteerimise kontrollimist. Juhist kasutatakse arhiivimoodustaja tugifunktsioonide käigus tekkivate dokumentide hindamisel. Täies mahus saab juhist rakendada nende arhiivimoodustajate dokumentide hindamisel, kes on avaliku arhiivi järelevalve all ning kuuluvad kogumisallikate hulka. Käsitlusalaks tugifunktsioonid ja nende hindamine: Arhiivimoodustaja ja haldusala tegevuse korraldamine; Infoallikate ja infotehnoloogia haldamine Töö ja teenistussuhted. Töötervishoid ja tööohutus Finantsplaneerimine ja raamatupidamise arvestus Varade haldamine ja hooldus Suhtekorraldus Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi raames Juhis on abimaterjal avaliku sektori siseaudiitoritele asutustes asjaajamise ja arhiivitöö alaste auditite tegemisel
annaabi.ee 
