Nimistu on otsivahend, mis võimaldab arhivaalide olemi kindlakstegemist ja juurdepääsu arhivaalidele. Nimistus esitatakse arhiivikirjeldus ja loetletakse säilikud. Arhiivikirjeldamisega antakse ülevaade arhiivimoodustamisest. Arhiivikirjeldused moodustavad teatmestu. Arhiiv kirjeldatakse tasanditel -arhiiv -sari -arhivaal. Arhiiv kirjeldatakse üldjuhul ühes arhiivinimistus, kuid mahukale arhiivile võib koostada mitu nimistut. Kirjelduselementideks on · Arhiivimoodustaja kirjelduselemendid: -moodustaja põhiandmed (nimi) -moodustaja ajalugu (tegevusaeg ja koht, staatus, ülesanded ja tegevusalad, struktuur) -täiendavad andmed; · Arhiiviainese kirjelduselemendid: -põhiandmed (viit, pealkiri, piirdaatumid, kogus) -kirjeldusüksuse ajalugu (hoiustamise ajalugu) -sisu ja struktuur (hindamine ja hävitamine, korrastussüsteem) -juurdepääsupiirangud (teatmestu, ainese keel, füüsiline seisund, õiguslik staatus, juurdepääsutingimused, autoriõigused).
protokollid 01.02.200128.12.2002 Asutuse arhiivi tervikkirjeldus koostatakse kahes osas: arhiivimoodustaja kirjeldus ja arhiivi kirjeldus. 1) Arhiivimoodustaja kirjeldus annab ülevaate asutuse tegevuste ja arhivaalide tekkekonteksti kohta. Arhiivimoodustaja kirjeldus on oluline kasutajate seisukohalt, kes tutvuvad arhivaalidega juba pärast nende üleandmist avalikku arhiivi ning ajaline distants arhivaalide tekkemomendiga kasvab. Arhiivi-moodustaja kohustuslikud kirjelduselemendid on: nimetus, tegevusaeg ja asukoht, staatus, funkt-sioonid, ülesanded ja tegevused, struktuur, kirjelduse andmed. 2) Arhiivi ja tema osade kirjeldus sarja tasandini võimaldab anda ülevaate arhiivi ülesehitusest ja sisust. Arhiivi kirjelduse peamine ülesanne on anda ülevaade arhiivimoodustaja tegevuses tekkinud arhivaalide tervikliku kogumi kohta. Arhiivi olulisemad kirjelduselemendid on: tähis,pealkiri, piirdaatumid, kogus, arhiivimoo-dustaja
ühte sarja kuuluvatest kokku rühmitatud (toimik, mapp, karp jms) arhivaalidest; üksikarhivaalist (kiri, foto jne). Arhiiviskeem Arhivaalide püsivaks säilitamiseks ettevalmistamine Arhiivikirjeldamisega luuakse arhiivimoodustaja arhiivi täpne esitus ning antakse ülevaade arhiivimoodustamisest. Arhiivikirjeldamisega võimaldatakse: arhiivimoodustaja arhivaalide tekkekonteksti mõistmine; juurdepääs arhivaalidele. · Arhiivikirjeldamise meetod ja kirjeldustasandid · Kirjelduselemendid Arhivaalide säilitamise alused Nõuded hoidlale Nõuded arhivaalide kasutamisele Ohuplaneering Arhivaalide konserveerimine Juurdepääsu korraldamise põhimõtted: avalikus arhiivis või selle veebikeskkonnas vahendades teavet vastusena isiku või asutuse päringule Arhivaalide kasutamise tagamine: Avalikus arhiivis uurimissaal Vastavalt sisustatud töökoht Teabe vahendamine vastusena päringule Arhivaalide kasutamine väljaspool avalikku arhiivi Asjaajamiskorra ühtsed alused 22.06
annaabi.ee 
