Digitaalselt allkirjastatud failid Rahvusarhiivi on võimalik edastada ainult neid digitaalallkirjaga dokumente, milles sisalduvate failide vormingud vastavad arhiivivormingutele. Juhul kui digitaalselt allkirjastatud fail ei ole arhiivivormingus, tuleb läbi viia failide konverteerimine. Dokumentide ja nende kirjelduse arhiivipüsiv kuju Ülemist liigitusüksuseid identifiseerivad metaandmed. Dokumendi metaandmeid. Dokumendifailide tehnilisi metaandmeid. Dokumendifaile. Lisaks moodustatakse arhiivimoodustaja, arhiivi, funktsiooni, sarja ja dokumendi taseme kirjeldustest omaette XML fail. Arhiveeritavate andmete edastamine Rahvusarhiivi SHAxxx.txt (vastavas DVKkapslis paiknevate failide räsisummadega). Liigitusyksus.xml. Sisukord.txt. CDR andmekandja kasutamisel andmete edastamiseks tuleb vastavalt Arhiivieeskirjale kõigist andmekandjatest 2 identset koopiat
Üldjuhul tuleb arhiiv üleandmiseks korrastada ja kirjeldada sarjadest lähtuvalt. Järjepidevalt tegutseva asutuse arhiivi korrastamisel tuleb üleminek kronoloogiliselt korrastus-süsteemilt sarjasüsteemile läbi arutada ja otsustada koos avaliku arhiiviga. Sarjadena liigitatud arhiivi osa kirjeldatakse uues nimistus. 1990ndatel loodud asutuste arhiivi korrastamine võiks toimuda sarjapõhisest liigitusskeemist lähtuvalt. Otsus tuleb kooskõlastada avaliku arhiiviga. Dokumendifailide korrastamine. Dokumentide kasutatavuse põhilised ohud tulenevad tehnoloogilistest riskidest, mistõttu tuleb pikaajaliste digitaaldokumentide hoiule andmiseks ettevalmistamisel tähelepanu pöörata dokumendi koostisosaks olevate failide ettevalmistamisele pikaajaliseks säilitamiseks. Seetõttu on kehtestatud kindlad reeglid säilitamiseks sobivatele failivormingutele. Dokumendid antakse Rahvusarhiivile hoiule
name>.
annaabi.ee 
