seostada dokument süsteemi teiste dokumentidega. Hõlmamise tehnikad võivad sisaldada: liigitamine ja indekseerimine; dokumentide korrastamine järgnevat kasutamist ja viitamist võimaldavasse loogilisse struktuuri ja järjestusse; registreerimine; profiili või malli abil organisatsiooni toimingute süstematiseerimine. Hõlmatavate dokumentide kindlaksmääramine Otsus põhineb normatiivse keskkonna, organisatsiooni tegevuse ning aruandekohustuslikkuse nõuete ja dokumentide hõlmamata jätmise riskianalüüsil. Toimingud tuleb dokumenteerida ja dokumendid seostada nende konteksti iseloomustavate metaandmetega juhul kui: need kohustavad tegevuseks; asetavad vastutuse; dokumenteerivad toimingut, otsust või otsuse langetamise protsessi. Ei tarvitse vormikohaselt hõlmata dokumente, mis: ei kohusta organisatsiooni ega isikut mingiks toiminguks; ei dokumenteeri ühtki kohustust ega vastutust;
(põhimääruses, seaduses) SÄILITUSTÄHTAJA MÄÄRAMINE: Dokumentidele säilitustähtaja kehtestamist, samuti nende hindamist arhiiviasutuste poolt on käsitletud nii Arhiiviseaduses kui ka Arhiivieeskirjas ning Asjaajamiskorra ühtsetes alustes. Nende õigusaktide kohaselt peavad asutused ise määrama oma dokumentidele säilitustähtaja selleks, et oleks selge, kui kaua dokumente tuleb alal hoida. Otsus tuleneb normatiivse keskkonna, tegevuse ja aruandekohustuslikkuse nõuete ning riskide hindamisel. Seadusandlusest nn. raamatupidamisdokumendid 7a, töölepingud 10a peale lep. Lõppemist. Kinnitatakse rahvusarhiivi poolt. Alaliselt ja pikaajaliselt säilitatakse dok. mis tõendavad äritegevuse protsesse, asutuse sümboolikaga seotud dok. säilitatakse alati. HOID JA SÄILITAMINE: Dokumentide alleshoidmise , käitlemise ja hoiu meetmed määratakse kindlaks juba enne dok. loomist. Dok. tuleb hoida meediumil, mis
asutuse teaberessursist, mida on otstarbekas hallata võrdväärselt dokumentidega. Dokumendid ja muu teaberessurss on oluline: asutuse igapäevatöös Dokumentidele toetudes langetatakse otsuseid ja sooritatakse toiminguid, sest do kumendid võimaldavad juba varasemat informatsiooni taaskasutada. Dokumendid hoiavad seega kokku ressursse informatsiooni uuesti loomiseks. Dokumendisüsteem 21 aruandekohustuslikkuse tagamiseks Asutus peab olema võimeline dokumentide alusel selgitama ja tõestama, milliseid otsuseid ja miks on vastu võetud või tegevusi tehtud. Dokumendid on peamine vahend, millega asutus saab aruande käigus kaitsta oma juhtimises tehtud otsus tusi ja tegevusi. kultuurilistel eesmärkidel Dokumente võib kasutada nii asutuse ajaloo säilitamisel, töökollektiivi enesetead- vuse edendamisel kui ka uurimistöös.
annaabi.ee 
