(andmekandjad peavad olema vastupidavad, tuleõnnetuse eest kaitstud, õhutemperatuur, riiulid hoiutingimused jne. teha varukoopiaid, hoida teises serveris) JUURDEPÄÄS JA KASUTAMINE: dok. asutuse sisesed ja avalikud, millel on jp reeglid kehtestatud. Dok. võivad sisaldada riigi- ja ärisaladusi, delikaatseid isikuandmeid vms. Juurdepääs niisugustele dokumentidele on piiratud kas seaduse alusel või arhiivimoodustaja muudest vajadustest lähtuvalt. Seetõttu reguleerivad arhiivimoodustajad juurdepääsu niisugust teavet sisaldavatele dokumentidele. Tavaliselt toimub see arhiivimoodustaja õigusakti alusel, milles dokumendisüsteemi kasutajate rühmadele või üksikkasutajale antakse teatud teavet sisaldavatele dokumentidele juurdepääsu, nende kasutamise ja haldamise õigus. Juurdepääsupiirangud kehtivad kindlaksmääratud tähtaja jooksul. Tuleneb Avaliku teabe seadusest, isikuandmete seadusest. Juurdep. Võib rakendada nii asutusesisestele kui ka välistele kasutajatele.
seadusandlusele. Arhivaarid seisavad head selle eest, et nii organisatsioone kui ka üksikisikuid puudutava informatsiooni salajasus, samuti rahvuslikud julgeolekuhuvid oleksid kaitstud, ilma et informatsiooni hävitataks, seda eriti elektrooniliste arhivaalide puhul, kus teabe ajakohastamine ja kustutamine on tavaline. Nad austavad üksikisikuid puudutava informatsiooni salajasust, olgu nad kas arhiivimoodustajad või arhivaalis käsitletavad isikud, eriti nende puhul, kellel ei olnud nende materjalide kasutamisel või eraldamisel sõnaõigust. 8. Arhivaarid pruugivad üldsuse usaldust ainult üldiseks hüvanguks ja hoiduvad ametiseisundi omaenda või teiste huvides kuritarvitamisest. Arhivaarid hoiduvad tegevustest, mis võiksid kahtluse alla seada nende professionaalse aususe, objektiivsuse ja erapooletuse
tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide säilimise seadustega või nende alusel kehtestatud õigusaktidega sätestatud tähtaja jooksul või käesolevas seaduses ettenähtud korras arhiivi üleandmiseni (arhiiviseaduse § 31 lg 1). Arhivaali omanik või valdaja vastutab arhivaalide säilimise eest seadusega ettenähtud ulatuses ja korras (arhiiviseaduse § 38 lg 4). Arhiiviseaduse ja -eeskirja täitmiseks arhiivimoodustajad: tagavad asjaajamise käigus seadustest ja teistest õigusaktidest tulenevate üles- annete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses; tagavad kontrollimist (auditeerimist) võimaldava asjaajamiskorralduse; järgivad arhiveerimisel päritoluprintsiipi; täidavad arhivaalide säilitusnõudeid; tagavad juurdepääsu arhivaalidele;
annaabi.ee 
