Dokumentide loetelu põhifunktsioonid vastavad EMÜ põhikirjale. Osal funktsioonidel on ka allfunktsioonid. Personalitööl (tähis 2) on allfunktsioonideks personali planeerimine, värbamine ja arvestus (tähis 2.1), töötervishoid ja tööohutus (tähis 2.2). Finantsarvestusel (tähis 3) on allfunktsioonideks eelarve ja aruandluse korraldamine (tähis 3.1), raamatupidamine (tähis 3.2). Info haldamine allfunktsioonideks on asjaajamine ja arhiivindus (tähis 5.1), raamatukogu (tähis 5.2). Allsarjad puuduvad. Funktsioonid on järjestatud nii, et juhtimis- ja tugifunktsioonid on eespool ning põhifunktsioonid tagapool. Sarjad on moodustatud vastavalt dokumendiliigile (nt sari volikirjad ja garantiikirjad), kirjavahetus vastavalt teemale. Funktsioonid, allfunktsioonid ning sarjad on tähistatud vastavalt Rahvusarhiivi dokumendi- ja arhiivihalduse juhisele. Sarjadele on määratud ka säilitustähtajad. Tähtsamatele sarjadele alatine (nt ülikooli istungite
). Eestis kehtiva korra kohaselt võib ühe arhiivimoodustaja eri osadel olla omaette dokumentide loetelu, mis tingib dokumendisüsteemides mitme liigitusskeemi üheaegse kasutamise nõude. Dokumentide seostamine liigitusskeemiga tähendab praktikas liigitusüksuse viiteandmete (sarja tähis ja pealkiri) lisamist dokumendi metaandmete hulka dokumendi hõlmamise ja registreerimise protsessi käigus. Hierarhilise liigitusskeemi üksusteks on tüüpiliselt sarjad ja nende osad (allsarjad). Mõne asutuse puhul luuakse ka allarhiivi tasand, mis esindab näiteks asutuse iseseisvat asjaajamist omavaid struktuuriüksusi. Liigitusskeemi võimalike tasemete arv ei peaks dokumendisüsteemis olema piiratud, kuid optimaalne liigitus saavutatakse enamasti kahe kuni kolme tasemega. Dokumendisüsteem peab võimaldama liigitusskeemi hallata -- seda ajakohastada uute sarjade ja toimikute loomisega ning sarjade, millega seotud funktsioon on lõppenud, sulgemisega. Toimik ei ole
Nende asutuste puhul on oluline uurimisväline küsimus, et kus avaldada oma uurimustöid. 1944. aastal, kui NSV võim tagasi tuli, oli päeva korral sõjaeelsete ajakirjade taastamine. Neid uurimustulemusi tuli kusagil publitseerida. TA loomisega tuli päeva korral ka nende publikatsioonide ilmumine ning tegelikult kavad olis olemas juba 40. lõpus, aga regulaarselt ilmuvad publikatsiooni hakkavad ilmuma 1952. aastal - Eesti NSV TA toimetused. Ja selle all olid omad allsarjad, matemaatikutel oma ja ajaloo puhul polnud ajaloo sari, vaid selleks olid ühiskonna teaduste seeria. Hakkas ilmuma 4 korda aastas ja seal said avaldada nii ajaloolased, arheoloogid, kunstiajaloolased ja etnoloogid. Kõige olulisemaks perioodiliseks väljaandeks kuni 1980. aastate keskpaigani. Seal ilmus teadustegevuste ülevaateid, teaduskonverentside ülevaateid jne. Al 1950. aastate lõpust oli avaldamise probleem Eesti ajaloolasel tõsine probleem. Tollal oli teadusartikli avaldamine
annaabi.ee 
