kirjeldavad dokumentide konteksti, sisu ja arhitektuuri ning nende haldamise ajalugu. Register dokumendihaldussüsteemi osa, milles dokumendid on seotud ainuidentifikaatoritega, st dokumendid on registreerimisel järjestiku nummerdatud. Registrid luuakse dokumendiliikidele (kirjavahetuseregister, lepingute register) või sarjadele (käskkirjad, protokollid) (vrd: dokumendiregister). Registreerimine dokumendile selle hõlmamisel viida (ainuidentifikaatori) andmine: a) registrinumbri andmine; b) seostamine liigitusüksusega ja sarja tähise andmine. Roll nimetus, mida isik kannab, täites ülesannet, mis ei peegeldu tema ametinimetuses. (Ka ,,kasutajaroll"). Sari - liigitusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Seosviit sissetulnud kirja kuupäev ja viit. Terviklus dokumendi omadus, mis näitab, et dokument on täielik ja seda ei ole muudetud.
käigus, Terviklikkus - dokument on terviklik ja seda ei ole muudetud; dokumendi kaitsmine lubamatu muutmise eest on hädavajalik , Kasutatavus- kasutatav on dokument, mille asukohta saab kindlaks teha, mida saab üles leida, esitada ja tõlgendada; dokumendi koht organisatsiooni tegevuse ja funktsioonide laiemas kontekstis peab olema tuvastatav.) Dokumendi registreerimine- eesmärk on anda tõestus dok loomise ja dok.süsteemi hõlmamise kohta. Sisaldab dok kohta metaandmete märkimist ja ainuidentifikaatori andmist. Dokumendi vorm- määrab, kuidas elemendid dok peal paiknevad. Dokumendihaldur- laiapõhjalise ettevalmistusega spetsialist, kellel on teadmised ja oskused asjaajamisest, arhiivitööst, infotöötlusest ja tehnoloogiast. Dokumendihalduri tööülesanded: dok süst toimimise tagamine; dok haldamise alusdok väljatöötlemine, arhiivihalduse korraldamine; töötajatele dok hald alase koolituse korraldamine ; erialane nõustamine
registreeritakse dokument selle dokumendisüsteemi hõlmamisel; ei tohi mingeid dokumenti mõjutavaid protsesse aset leida enne registreerimisprotsessi lõpuleviimist. Registreerimise esmane eesmärk on anda tõestus dokumendi loomise ja dokumendisüsteemi hõlmamise kohta. Lisaks hõlbustab registreerimine dokumendi ülesleidmist. Registreerimine sisaldab dokumendi kohta lühikese kirjeldava teabe ehk metaandmete märkimist ja dokumendile süsteemi raames ainuidentifikaatori andmist. Registreerimisega viiakse lõpule dokumendi hõlmamine dokumendisüsteemi. Manuaalsetes, paberipõhistes kontrollsüsteemides on register tavaliselt eraldi dokument. Elektroonilistes dokumendisüsteemides võib registreerimine hõlmata ka liigitamist ja eraldamis- ning juurdepääsutingimuste kindlaksmääramist. Register on olenemata vormist üldreeglina muudetamatu. Kui siiski tuleb muudatusi teha, peab neist jääma kontrolljälg.
annaabi.ee 
