üleandmine arhiiviasutusse. Eraldamine hävitamiseks Dokumentide füüsilise hävitamise põhimõtted: hävitamise jaoks peab alati olemas olema volitus; eelseisvat või käimasolevat kohtuprotsessi või uurimist puudutavaid dokumente ei ole lubatud hävitada; dokumentide hävitamine tuleb läbi viia nii, et säilib nendes sisalduva informatsiooni konfidentsiaalsus; hävitada tuleb kõik hävitamisele määratud dokumentide koopiad, sh turva-, säilitus- ja tagatiskoopiad. Pikaajaline säilitamine Aktiivsetest süsteemidest eemaldatud dokumendid peavad olema juurdepääsetavad ja leitavad kogu nende säilitustähtaja kestel. Tuleb tagada, et püsiksid dokumentide omadused. Pikaajaliselt säilitatavad dokumendid tuleb hoida säilitamiseks sobivas keskkonnas. Säilitamisstrateegia võib hõlmata dokumentide kopeerimist, konvertimist ja migreerimist. Säilitatakse 10-50 aastat. Dokumentide vastutava hoiu või omandiõiguse üleandmine
ses hoitakse – paberi puhul „P” ning digitaalse puhul „D”. Asutus võib vastavalt oma vajadustele kasutada dokumentide loetelu lisaks väga eri- nevate dokumendihalduse ülesannete täitmiseks, näidates seal: õigusaktidest tulenevad volitused (normatiivne keskkond) funktsiooni täitmiseks; sarjad, mille dokumendid rutiinselt kuuluvad avalikustamisele veebis; olulised dokumendid, millest valmistatakse tagatiskoopiad; dokumendid, millest teavitatakse töötajaid intraneti kaudu; jms. 56 Dokumendi- ja arhiivihaldus Dokumentide loetelu tuleks kasutada täieliku arhiivimoodustamise kavana, ohjates selle abil peamisi dokumendihalduse protsesse. 7.2.11 Dokumentide loetelu vormistamine Dokumentide loetelu võib koosneda järgmistest elementidest: tiitelleht, millel märgitakse vähemalt asutus või selle üksus, mille kohta dokumen-
annaabi.ee 
