Ametikirja elementide vahekauguseks on neli tühja rida, kaks tühja rida. Ametikiri allkirjastatakse kahes eksemplaris. Ametikirja lisadele viidatakse allkirjast allpool. Kirja koostaja andmed trükitakse siis, kui koostaja ja allkirjastaja on erinevad isikud. Koostaja kohta trükitakse ees-ja perekonnanimi nig telefoninr. Viide algatuskirja kuupäevale ja numbrile vastuskirjas asub alati viite väljal. Mis on vastuskirjale iseloomulik element ja tema vajalikkus? Seosviide, ehk Teie; dokumentide registrite pidamisele vajalik, et siduda omavahel algatuskiri ja vastuskiri. Kaaskirjale iseloomulik element ja miks vajalik? märge lisa kohta; vajalik dok. registri pidajale. Millal on vajalik kirju fikseerida? siis kui asjaajamiskorras on see nõue ettenähtud. Pitsat on juriidilise isiku dokumendi autentsuse tõestamise vahen. Pitser on pitsati jäljend dokumendil. Tempel on vahend korduva iseloomuga teabe kandmiseks dokumendile
tuleneb ingliskeelsetest sõnadest blind carbon copy. Teema on asjalik, lühike ja selgesti sõnastatud sisukokkuvõte. Teema põhjal otsustab adressaat, millal ja kas e-kirja avada. Teema on ka ainus pidepunkt, mille põhjal saab hiljem meili üles leida. Pealkirja ei kirjutata suurtähtedega, ei lisata mitmekordseid hüüemärke, tärnikesi vms. Korralik pealkiri on mõnesõnaline ja kuni 30 tähemärki pikk. Sõnumi keha moodustavad: seosviide vormistatakse, kui vastatakse meilile, mis on registreeritud, millel on kuupäev ja viide; 61 Lidia Feklistova meili kuupäeva ja viide vormistatakse registreeritud kirjavahetuse puhul; pöördumine või adressaat; e-kirja tekst peab olema sama ametlik kui kirjaplangile vormistatud kiri; allkirjastaja;
annaabi.ee 
