o jälgida kasutamist süsteemi hoolduse ja turvalisuse seisukohalt ning alles hoida kontrolljälg dokumenditoimingute (st hõlmamise või registreerimise, liigitamise, indekseerimise, hoiu, juurdepääsu ning kasutamise, migreerimise ja eraldamise) kohta; o hoida alles võime kindlaks teha toimingud, mille käigus üksikdokumendid loodi, ka siis, kui süsteemid on ühendatud või migreeritud. 23. Mis on eraldamine? Dokumendihalduse toimingud säilitustähtaja jooksul ning dokumentide hävitamise või üleandmise otsustega seotud tegevus. 24. Mis on andmekogu? Riigi, kohaliku omavalitsuse või muu avalikõigusliku juriidilise isiku või avalikke ülesandeid täitva eraõigusliku isiku infosüsteemis töödeldavate korrastatud andmete kogum, mis asutatakse ja mida kasutatakse seaduses, selle alusel antud õigusaktis või rahvusvahelises lepingus
kindlaks teha vajalik toiming; võimaldada dokument üles otsida; vältida dokumentide kaotsiminekut; jälgida kasutamist süsteemi hoolduse ja turvalisuse seisukohalt ning alles hoida kontrolljälg dokumenditoimingute (st hõlmamise või registreerimise, liigitamise, indekseerimise, hoiu, juurdepääsu ning kasutamise, migreerimise ja eraldamise) kohta; hoida alles võime kindlaks teha toimingud, mille käigus üksikdokumendid loodi, ka siis, kui süsteemid on ühendatud või migreeritud. Toimingute tähtajalise täitmise jälgimine: dokumendis dokumenteeritud otsuste täitmiseks või toimingute sooritamiseks vajalike meetmete kindlaksmääramist; toimingu teostamise ülesandeks tegemist vastutavale isikule; tähtpäevade märkimist, milleks eelnevalt kindlaks määratud toiming tuleb läbi viia, ning kuupäevade märkimist, millal toiming tegelikult läbi viiakse. Asukoha jälgimine tagamaks ainese asukoha kindlaks tegemise võimalus.
annaabi.ee 
