Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri". II Asutuse individuaalsed · Asjaajamisjuhend · Toimikute/dokumentide loetelu Dokumentide loetelu kehtestatakse tähtajatult asutuse struktuuri ja allüksuste kaupa. Dokumentide kohta märgitakse vähemalt: 1. arhiivimoodustaja nimi 2. osakonna või funktsiooni tähis ja nimetus 3. sarja tähis ja nimetus 4. säilitustähtaeg või arhiiviväärtus Dokumentide loetelu võib täiendada dokumentide haldamiseks vajalike lisaandmetega, näiteks sarja moodustavate dokumentide piirdaatumid, toimikute või muude üksuste arv, juurdepääsupiirang, asukoht või vastutav struktuuriüksus. Dokumentide liigituse põhiüksuseks dokumentide loetelus on sari. Dokumentide loetelu võib üles ehitada kas lähtuvalt struktuurist või lähtuvalt funktsioonidest. Igal asutusel on üldised funktsioonid, mida ta täidab: · juhtimine, · personalitöö, · raamatupidamine jne
ühe asutuse tegevuse käigus loodud ja saadud arhivaalid kuuluvad kokku ja neid ei või segada teist päritolu arhivaalidega. Praktilises töös tähendab see omaette arhi- vaalide loetelu sisseseadmist. Arhivaalide loetellu kantakse vähemalt arhiivieeskirjas ette nähtud andmed. Vastavalt vajadusele võib neid täiendada arhiivi haldamist hõlbustavate lisaandmetega. 60 Dokumendi- ja arhiivihaldus Arhiivi haldamist hõlbustavate lisaandmetena võib arhivaalide loetellu kanda andmed: üleandmise kohta asutuse arhiivi, teise struktuuriüksusesse või avalikku arhiivi; hindamisotsuse kohta – hindamisotsuse number ja kuupäev; hävitamise kohta – hävitamisakti number ja kuupäev; teabe ülekandmise kohta teisele andmekandjale (konverteerimine) koos toimingu kuupäevaga;
annaabi.ee 
