Arhiivikirjelduse koostamisel tuleb kasutada vähemalt Arhiivikirjelduse elementide loetelus toodud kohustuslikke elemente. Tuleb samuti tähele panna, et pikaajaliste digitaaldokumentide osas võib arhiivimoodustaja kirjeldus jääda tagasihoidlikumaks kui see on arhivaalide puhul. Asutus, kes on nii pikaajaliste digitaaldokumentide looja kui ka peamine kasutaja, ei vaja dokumentide ülesleidmiseks ja mõistmiseks nii palju asutuse tegevust kajastavat kontekstteavet. Kirjeldusstandardid. Tavaliselt on asutuse arhiiv mahukas nii arhivaalide hulga kui ka sisalduva teabe poolest. Arhiivist tervikliku ülevaate saamiseks ja selles sisalduva teabe tõhusamaks leidmiseks on vaja, et arhiivi kirjeldus oleks struktureeritud, standardselt esitatud, võimaldaks üldistusi ja seoste esitamist arhiivi osade vahel. Kirjelduste standardne esitamine on möödapääsmatu elektrooniliste juurdepääsuvahendite loomisel ja kasutamisel.
küsimustes ... 66 Dokumendi- ja arhiivihaldus 8.2.2 Audiovisuaalsete arhivaalide esitamine arhivaalide loetelus Audiovisuaalse ainese üle on arhivaalide loetelus soovitatav arvestust pidada do- kumenditüüpide (fotokogu, videokogu, helisalvestiste kogu) kaupa. Kuna võrreldes haldusdokumentidega ei sisalda fotod, heli- ja videosalvestised reeglina piisavalt vajalikku kontekstteavet, tuleb see arhivaalide loetelus varakult luua (vt NÄIDE 16). Arhivaalide loetelu võiks iga audiovisuaalse dokumenditüübi kohta sisaldada järgmisi andmeid: järjekorranumber; pealkiri/sündmus; sündmuse piirdaatumid; dokumentide hulk; tehnilised andmed: • teabekandja: ° analoog (teabekandja, negatiiv ja/või positiiv); ° digitaal (vorming(ud));
annaabi.ee 
