Kõige parem, kui on ruumis suured aknad ja päevavalgus. Koosoleku ruum ei tohi olla liiga kuum ega liiga külm. Ruumi paigutus peab aitama kaasa hea kontakti saavutamisele osalejate vahel. Kõik osavõtjad peavad üksteist selgesti nägema ja kuulma. Ruum peab olema piisavalt suur, et koosolekut mugavalt läbi viia, aga piisavalt väike, et tagada õige meeleolu. Kindlasti tuleb pöörata tähelepanu sellele, et koosoleku ajal ei tekiks olukorda, kus osalejad tunnevad ennast eraldatuna. Kohtumisruumi valik sõltub kohtumise liigist ja osavõtjate arvust. Vestluseks ja ärikõneluseks, milles osaleb 2-4 inimest, on lihtne ruumi valida. Nendele ruumidele, kus toimuvad suurte delegatsioonide läbirääkimised ja nõupidamised, esitatakse rangemaid nõudeid. Ruum peaks olema avar, õhuküllane, soovitava temperatuuriga 18-20°C (eeldatakse kliimaseadme olemasolu), loomuliku valguse ning korraliku mööbliga.
Enne kohtumise algust annab ülevaate Euroopa Parlamendi seisukohtadest Euroopa Parlanedi president. Finantsküsimuste arutamise ajaks kutsutakse kohale tavaliselt Euroopa Keskpanga president. Kohtumiste juures viibib ka Euroopa Liidu Nõukogu peasekretär, kes vastutab kohtumiste organusatsiooniliste aspektide ja protokollimise eest. Lisaks osaleb kohtumisel mitmeid inimesi, kes teevad oma tööd kulisside taga ja keda enamasti kohtumisruumi ei lubata. Erandiks on kaks delegaati iga riigi kohta, kelle ülesanne on vahendada oma riigipeale või valitsjuhile kohtumise ajal uut informatisooni. Nupuvajutusega saavad ülemkogu liikmed küsida nõu oma riigi alaliselt esindajalt Euroopa Liidu juures. Selle infovahetuse eest kannavad hoolt kohtumise kõrvalruumis asuvad Antichi rühma liikmed (riikide alaliste esindajate abid). Kohtumistele on lubatud ka tõlgid, sest Euroopa Ülemkogu liikmed võivad rääkida kohtumistel oma keeles.
annaabi.ee 
