aktiivne kasutamine; ning nn. arhiivi või väheaktiivse kasutamise faas, kus väärtust omavad dokumendid (arhivaalid) eraldatakse asjaajamisest ja säilitatakse pikema aja jooksul. Selline faaside eristamine lähtub eelkõige dokumentide haldamise eest vastutuse jaotumisest asjaajamisteenistuse ja arhiiviteenistuse vahel dokumendi tüüp- saame määratleda sisu järgi,enamasti on meil teksti dok id,helisalvestised,fotodok, cd-d dokumendi element-dokumendi koostisosa (informatiivosa) dokumendi vorming e vormistus-kuidas me dok i vormistame kust kui palju vahesid jätta, ridade vahed jne, vormielemendid-saame vormistada dokumendi liik- näeme ära sisu esitamise viisi ja vormingu,protokoll akt neil on erinevad liigid ja vormingud,kirjad adressaat kuupäev liike on kaks 1.kirjaplank(kirjad- mille peale vormistame ettevõtte kirjad) 2.üldplank(käskkiri otsus korraldus akt protokoll - värviline paber värvilise kirjaga ettevõtte logo-vormistatakse
indekseerimine 5. liigitamine 6. säilitustähtaja määramine 7. kasutamine 8. hävitamine 9. säilitamine Elutsüklid: aktiivne(=asjaajamisperiood), poolaktiivne(max 2a), passiivne(asutuse arhiivihoidlas). Dokumendi vorming – määrab andmete organiseerimise viisi dokumendis Dokumentide elementide asukoha paberkandjal Digitaaldokumentide puhul andmefailide sisemise ülesehituse Dokumendi vormielemendid – (Vormi-, dokumendi-)element – dokumendi informatiivosa, millele on kehtestatud vorming ja asukoht dokumendil Dokumendi omadused Autentsus – dokument on just see, mida ta näib olevat (originaalallkiri) Usaldatavus – dokument, mille sisu võib usaldada, milles esitati faktid, toimingud jmt on tõene, usaldusväärne Terviklik – dokument on täielik ja teda ei ole mingil viisil muudetud Kasutatav – kasutatav on dokument, mille asukoha saab kindlaks teha elukäigu mis tahes
annaabi.ee 
