- Hõlbustada dokumendi haldamist ja otsingut Registreeritavatel dokumentidel on see kohustuslik element. Viida koosseisu kuuluvad sarja tähis dokumentide loetelu järgi ja dokumendi järjekorranumber dokumendiregistri järgi Näide: 3-5/112 Kus 3-5 on sarja tähis dokumentide loetelu järgi, kus kirja pärast täitmist säilitatakse; 3- tegevussuuna tähis; 5 sarja järjekorranumber tegevussuuna piires; 112 kirja järjekorranumber dokumendiregistris Kirjale võib lisada dokumenti individualiseeriva numbri, mis näitab mitmes dokument see on antud kirjavahetuse koosseisus. Näide: 3-5/112-2 Kus ,,2" näitab, et hõlmatud on teine kiri antud asjas. Viit võib sisaldada aasta numbrit, mis märgitakse kaldkriipsude vahele. Näide: 3-5/07/112, kus 07 tähistab aastat 2007. Asukoht: alati kuupäeva järel ja seosviida all. Seosviida ja viida vahele jäetakse üks põhireavahe, st viit vormistatakse samal kõrgusel adressaadi kolmanda reaga.
Dokumentide registreerimisel antakse dokumendile registriindeks, mis koosneb: 1) järjekorranumbrist; 2) toimiku indeksist. Dokumendiregistrisse kantakse uus järjekorranumber vaid saabunud ja väljasaadetava esmase dokumendi registreerimisel. Samas asjas saabunud ja väljasaadetavad vastusdokumendid, samuti korduvalt saabunud ja väljasaadetavad dokumendid registreeritakse esmase dokumendi registriindeksi all, millele võib lisada dokumenti individualiseeriva numbri. Registreerimisele ei kuulu, kui asutuse asjaajamiskorras ei ole ette nähtud teisiti: · kutsed, õnnitlused ja kaastundeavaldused; · reklaamtrükised; · perioodilised trükised (ajalehed, ajakirjad jm); · informatiivse sisuga trükised, kui nende esitamine konkreetsele asutusele ei ole kohustuslik vastavalt seadusele või kõrgemalseisva asutuse või ametniku korraldusele; · kirjad märkega ISIKLIK ;
annaabi.ee 
