kirjutaja allkirja ja kuupäeva. Väljasaadetavad dokumendid -Väljasaadetavate dokumentide ringlus hõlmab dokumendi koostamist, vormistamist, signeerimist ja väljasaatmist. -Dokumendid saadetakse välja sekretäri poolt. Dokumentide säilitamine -Dokumentide süstematiseerimise, säilitamistähtaegade määramise ning dokumentide hulga ja asukoha arvestuse aluseks on toimikute loetelu, mis hõlmab kõiki kooli tegevuse dokumenteeritavaid lõike. -Pärast asjajamisaasta lõppemist valmistatakse dokumendid ette säilitamiseks ja kasutamiseks. Ettevõtte vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontroll. -Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul. -Kui teabenõuet ei ole võimalik teabenõudja esitatud andmete puudulikkuse tõttu täita, siis
suhtlemisviisi kõigi struktuuriüksuste vahel, mis peavad funktsioone täites informatsiooni jagama; liigitusskeem on hierarhiline, liikudes üldisemalt üksikumale, see tähendab kõrgema tasandi funktsioonilt üksikule toimingule, nt Finantsid audit väline audit; liigitusskeemis kasutatakse organisatsioonis üheselt mõistetavaid termineid; liigitusskeem koosneb piisavast arvust rühmadest ja allrühmadest, mis käsitlevad kõiki dokumenteeritavaid funktsioone ja kogu tegevust; liigitusskeemi rühmad on eraldiseisvad; liigitusskeem on välja töötatud koostöös dokumentide loojatega; liigitusskeemi vaadatakse korrapäraselt läbi, et kajastada organisatsiooni muutuvaid vajadusi, kindlustada skeemi ajakohasus ning organisatsiooni funktsioonide ja tegevuse kajastamine. Dokumentide hõlmamine Hõlmamise eesmärk: seostada dokument selle loojaga ja tema tegevusega;
annaabi.ee 
