Arhivaali võib hävitada järgmistel juhtudel: · Säilitustähtaja möödumisel- asjaajamises ja arhiivihoidlas säilitustähtaja ületanud arhivaalid tuleb hävitada kohe peale säilitustähtaja lõppu · Teabekandja kõlbmatuks muutumisel- eelnevalt tuleb teave üle kanda teisele teabekandjale. Arhivaalide hävitamise korraldamise õiguspärasuse eest vastutab arhivaali omanik või valdaja. Asjaajamise korras määratakse andmekandjate nõuetekohade hävitamise eest vastutab ametiisik. Dokumendisarja haldaja ja arhiivitöö eest vastutav isik viivad läbi säilitustähtaja ületanud dokumentide väärtuse hindamise. Hindamisel lähtutakse arhivaalide -kasutatavust -tõestus- ja informatsioonilisest väärtusest -ajaloolisest ja kultuuriväärtusest -seisukorrast ja korrastatusest -dokumendi säilitustähtajast. Kuigi hindamine on subjektiivne tegevus, peavad hindamiskriteeriumid olema formaliseeritud.
kas andmekogu pidamisega seotud funktsiooni või funktsioone täidab üks või mitu asutust. Dokumentide ja andmekogude andmete erineva korraldatuse tõttu pole andmekogu kui terviku esitamine dokumentide loetelus sarja tasandil võimalik – andmekogul puuduvad selged sarja tunnused. Kui teave esineb asutuses nii dokumentidena kui ka andmetena vastavas andmeko- gus, esitatakse dokumentide loetelus seosed vastava dokumendisarja ja andmekogu vahel. Üldjuhul kehtib nii andmekogu andmetele kui ka dokumendisarjale üks säili- tustähtaeg, juurdepääsupiirang jms (vt NÄIDE 5). 50 Dokumendi- ja arhiivihaldus NÄIDE 5. Andmekogus oleva teabe esitamine dokumentide loetelus Funktsioon 3 TÖÖ- JA TEENISTUSSUHETE KORRALDAMINE Tähis Sarja pealkiri Säilitustähtaeg Teabekandja Märkused 3-1 Personalikäskkirjad 10 aastat P
annaabi.ee 
