DOKUMENTIDE LIIGITAMINE Dokumendisüsteemis hallatakse dokumente rühmiti, mis võimaldab dokumente tõhusamalt leida ja hallata. Dokumentide liigitamine toimub liigitusskeemi (dokumentide loetelu) järgi Dokumente võib liigitada erinevate tunnuste alusel, levinumad on: 1) funktsioonipõhine liigitamine 2) struktuuripõhine liigitamine 3) temaatiline liigitamine 4) dokumendiliikidel põhinev rühmitamine Funktsioonipõhine liigitamine Organisatsioonil on oma kindlad funktsioonid – ülesanded, mille täitmiseks ta on loodud. Iga dokument tekib mingi kindla funktsiooni täitmise käigus. Funktsioonid jagunevad: põhifunktsioonid (igal org-l erilised) ja tugifunktsioonid (kõikidel org-del sarnased) Rahvusarhiivi poolt enim soositud dokumentide liigitussüsteem Näit. Funktsioon 1 Raamatupidamise arvestamine 1
DOKUMENDISÜSTEEM · dokumendid · dok haldamise toimingud dok ringkäik · süsteemi kasutajad inimesed, kes haldamisel osalevad · kasutatav tehnoloogia Dok halduse reeglid pannakse kirja asutuse dok.halduse alusdokumentidesse. DOKUMENTIDE LIIGITAMINE · funktsionaalne töö- ja teenistussuhted; töötervishoid ja tööohutus; varad · struktuuripõhine juhtkond; planeerimine · temaatiline aruandlus; IT; personal, koolitus · dokumendiliikidel põhinev käskkirjad, protokollid, volitused, kirjad, toimikud Dok.süsteemi kasutajad jaotatakse rühmiti. Määratakse õigused ja piirangud. PABERDOKUMENDI EELISED · mugav lugeda · pole vaja spets arvutitarkvara · lihtne allkirjastada · säilib hästi ja kaua PIIRANGUD · toimikutest otsimine võtab aega · saab kasutada vaid 1 inimene korraga · vaja teha koopiaid · posti teel saatmine võtab mitu päeva · säilitamine võtab ruumi DOKUMENDILIIGID 1
ORGANISATSIOONI TEGEVUSE LIIGITAMINE: Dok. pannakse funktsiooni järgi sarja, määratakse tingimused (JP), eesmärgiga tagada juurdepääs, kättesaadavus. Asutuse dokumentide rühmitamine toimub selleks välja töötatud skeemi järgi. Seda skeemi nimetatakse liigitusskeemiks ja selle alusel rühmitamist nim. liigitamiseks. Kasutusel on mitu erinevat liigitussüsteemi, millest levinumad on: · funktsioonide liigitamine; · struktuuripõhine liigitamine; · temaatiline liigitamine; · dokumendiliikidel põhinev rühmitamine. DOKUMENTIDE HÕLMAMINE JA REGISTREERIMINE: eesmärk: seostada dokument selle loojaga ja tema tegevusega; dokumendile koha andmine dok. süsteemis koos sellest tulenevate seostega; seostada dok. süsteemi teiste dokumentidega. Dokumendi registreerimisel on kaks peamist eesmärki · tõestuse loomine dokumendi olemasolu ja hõlmamise kohta dokumendisüsteemi · dokumenti kirjeldavate andmete (registreerimisandmete, metaandmete) loomine
annaabi.ee 
