1. Väljasaadetavate dokumentide ringlus on protseduur, milles käsitletakse väljasaadetava algatuskirja liikumist ja lahendamist. 2. Väljasaadetavate dokumentide ringluse etapid: 1) kavandi koostamine ja vormistamine; 2) viseerimine; 3) allakirjutamine; 4) registreerimine; 5) ärakirja paigutamine dokumentide loetelus ettenähtud sarja toimikusse; 6) väljasaatmine. 3. Koostamise/vormistamise etapid: 1) Dokumendikavandi koostamine ja trükkimine arvutil; 2) Dokumendi viseerimine või kooskõlastamine; 3) Dokumendi allkirjastamine; 4) Dokumendi kinnitamine (vajadusel kinnitamine pitseriga). 4. Dokumendi kooskõlastamine asutuse siseselt toimub enne allkirjastamist. Kõigepealt kooskõlastab koostaja ning seejärel ülejäänud spetsialist(id). Eriarvamus lisatakse dokumendi kavandile ja seda säilitatakse koos dokumendiga
Seejärel märgivad ülesannete nimekirjas vastava ülesande tehtuks, see on eelduseks, et 31 Lidia Feklistova järjestikuse ringluse korral läheb dokument ülesandena täitmiseks dokumendi liikumistees järgmiseks määratud ametnikele. 5. koostaja saadab ettenähtud korras vormistatud ja vajadusel viseeritud dokumendikavandi allakirjutamiseks juhile, kasutades dokumendiringluse funktsiooni; 6. juht allkirjastab dokumendi digitaalallkirjaga. Enne allkirjastamise protseduuri käivitumist saab ametikiri automaatselt registrisüsteemi poolt antava viida ja salvestub vastavasse kausta dokumentide loetelu järgi. Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt, on dokumendi allkirjastaja vastutav dokumentide identsuse eest.
annaabi.ee 
