hoidmise, korrastamise, kasutamise *juurdepääsupiirangutest kinnipidamise eest) Dokumentide loetelu - arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks koostatud loetelu Dokumentide loetelu koostamise eesmärgid: *täidetud dokumentide süstematiseerimine sarjadesse *dokumentide indekseerimine *dokumentide ülesleidmine *dokumentidele säilitustähtaegade määramine *dokumendide loetelu on aluseks: dok registrite moodustamisele, dok haldussüsteemi kavandamisele ja arendamisele, dok hävitamisele, arhiveerimisele, arhivallide avalikule arhiivile üle andmisele. asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi. Asjaajamine peab organisatsioonis tagama (6): 1.dokumentide loomise 2) registreerimise 3)edastamine 4) süstematiseerimine 5)hoidmine
sooritamiseks. Protokoll: ametlik dokument kohtumisel või konverentsil öeldu ja tehtu kohta. Memo: sisekommunikatsioonis mõeldud informatsiooni jäädvustav ja meeldetuletav dokument. Register: samasse sarja või liiki kuuluvate või eri päritolu samalaadsete üksikdokumentide tavaliselt kronoloogiline loend koos iga dokumendi kokkuvõtliku kirjeldusega. Fail: andmete kogum, mis talletatakse või mida töödeldakse ühe üksusena. Taotlus: tegevus dokumendide saamiseks vahetuse, annetuse teel. Teatis: asutuse antud kirjalik teade (millegi kohta). Tõend: tõendusvahend, tunnistus. Õiend: (midagi) kirjeldav ja kinnitav dokument. Esildis: ametlik kirjalik või suuline ettepanek või avaldus. Õigusakt: dokument, mis sisaldab seadusandliku organi või muu ametiasutuse ametlikku otsust. Autentimine: toiming, millega tõestatakse, et dokument on just see, mis ta on mõeldud olema.
annaabi.ee 
