kuid ei ole keelatud säilitada dokumente kauem, kui säilitustähtaeg ette näeb. 3.4.6 Dokumentide säilitamine Dokumendid, millega seotud ülesanne on täidetud (kirjale on vastatud, inimene on tööle vormistatud jne) paigutatakse toimikusse. Lahendatud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandjale formaadis, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. Digitaaldokumentidest tehakse regulaarselt (vähemalt kord nädalas) varukoopiaid, mida säilitatakse esialgsest serverist füüsiliselt eraldi asetsevas ruumis olevas serveris või CD-l, DVD-l. Kui seda ei ole võimalik tagada, tuleb lahendatud digitaaldokument vormistada paberkandjale. Kui asutuse paberkandjal dokumendid skaneeritakse ning luuakse neist elektroonilised koopiad, siis säilitatakse ka paberkandjal originaalid. 3.4.7 Juurdepääs
seegi info dokumentide loetellu kanda. eraldamise ja dokumentide elukäigu planeerimine Dokumentide eraldamise juhtimine on olnud üks dokumentide loetelu traditsioo- niline ülesanne. Iga sarja kohta võib eraldi välja tuua elukäigu etapid, haldamise toimingud ja tähtajad (NÄITEKS hävitamiseelne läbivaatus, näidiste võtmine huvitavamatest toimikutest, varukoopiate tegemine digitaaldokumentidest vms). teabekandja näitamine Dokumendisüsteemi kasutajatel, eriti suuremas asutuses, on tarvis teada, millisel teabekandjal või millises vormingus dokumente hallatakse ja hoitakse. Traditsioo- niliselt näidatakse dokumentide loetelus, kas dokumendid on paberteabekandjal või digitaalsed. Samas võib minna ka detailsemaks, viidates näiteks digitaaldoku- mentide failivormingule (PDF, XML, TIFF vms).
annaabi.ee 
