DOKUMENDIHALDUS DOKUMENTIHALDUST KORRALDAB · organisatsiooni dokumendihalduse teenistus (kantselei, asjaajamistalitus iseseisev struktuuriüksus, üldosakonna allüksus) · suures ettevõttes arhiivitöötajad · väikeettevõttes sekretär, assistent, juhiabi KAASAEGSES ORGANISATSIOONIS · elektrooniline dok.halduse süsteem - dokumendihaldur (asjaajamine, arhiivitöö, infotöötlus, IT) - süsteemihaldur (riist- ja tarkvara hooldus) · muutused tööjaotuses enamik töötajaid vormistab dokumendid ise ASJAAJAMISE HEA TAVA · reglementeeritus (igal dokumendil oma koht)
DOKUMENDIRINGLUS Dokumentide liikumine organisatsioonis nende saamise või koostamise momendist kuni täitmise või väljasaatmiseni moodustab dokumendiringluse. Dokumentide liikumine peab olema operatiivne ja sihipärane, s.t tuleb vältida või piirata dokumentide põhjendamatuid ümberpaigutusi ja suunamist ametiisikutele, kes tingimata ei pea nendega tutvuma. Dokumendid võivad saabuda -postiga(edasise ringluse ja registreerimise eest vastutab asjaajamistalitus) -käsipostiga(vastutab dokumendi vastu võtnud isik) -faksiga(vastutab vastuvõtja) -e-postiga (vastutab adressaat). Dokumendiringlust võib jagada: -saabuvate dokumentide ringlus -väljasaadetavate dokumentide ringlus -sisedokumentide ringlus. SAABUVATE DOKUMENTIDE RINGLUS Dokumentide vastuvõtmisel - kontrollitakse dokumentide kohaletoomise/saabumise õigsust. Ekslikult saabunud dokumendid edastatakse kuuluvuse järgi. -korrespondents märkega ISIKLIK edastatakse adressaadile avamatult
3.2 Muinsuskaitsealade järelevalve Struktuuripõhine liigitamine Organisatsioonid jagunevad osakondadeks, jaoskondadeks, talitusteks, divisjonideks või muudeks allüksusteks. Iga üksus saab ja loob ise dokumente ja haldab neid. Struktuuripõhise liigituse puhul on liigitusskeemi jaotisteks organisatsiooni struktuuriüksused ja nende osad Näit. 1. Juhtkond 2. Üldosakond 2.1 Asjaajamistalitus 2.2 Haldustalitus 2.3 Personalitalitus 2.4 Infosüsteemide talitus Organisatsiooni struktuur muutub sagedamini kui tema funktsioonid. Igal struktuurimuutusel tuleb muuta ka liigitusskeemi. Temaatiline liigitamine Liigitamine temaatilise tunnuse põhjal – tehakse organisatsiooni tegevuse kohta märksõnastik ja organisatsiooni dokumendid rühmitatakse selle põhjal Näit. 1. Aruandlus 2. Koolitus
annaabi.ee 
