metaandmete kooseis Arhiivimoodustaja ja arhiivi kirjeldus. Funktsiooni ja volituse kirjeldus. Sarja ja toimiku kirjeldus. Dokumendi kirjeldus. Faili tehnilised metaandmed. Failide arhiivivorming Avatud. Laialdaselt toetatud. Suure kasutajaskonnaga. Failide kasutamiseks on olemas tasuta rakendused või liidesed. Standardiseeritud. Failide konverteerimine Kui asutus otsustab dokumentide loomisel kasutada muid vorminguid peale arhiivivormingutesse, ehk teostada failide konverteerimisprotseduur. Rahvusarhiiv soovitab konverteerimist teostava rakenduse integreerida asutuse EDHSi ning kirjeldada konverteerimisprotseduuri oma asjaajamiskorras. Tehnilised metaandmed Tehnilised metaandmed võimaldavad saada ülevaadet arhiveeritud dokumentide mahust, kasutatud vormingutest ja nende kasutamiseks vajalikest tehnilistest vahenditest ilma, et oleks vajalik vaadelda
ettevalmistamisel tähelepanu pöörata dokumendi koostisosaks olevate failide ettevalmistamisele pikaajaliseks säilitamiseks. Seetõttu on kehtestatud kindlad reeglid säilitamiseks sobivatele failivormingutele. Dokumendid antakse Rahvusarhiivile hoiule tarkvaraplatvormist ja kindlast rakendustarkvarast sõltumatus või avatud vormingus (arhiivivormingus) vastavalt Arhiivieeskirja lisale 1. Kui asutus kasutab dokumentide loomisel ja EDHSi hõlmamisel muid vorminguid, tuleb need viia arhiivivormingutesse (konvertida) korrastamise käigus. Siinjuures eeldatakse, et asutuses toimub konvertimine kvaliteetselt ja kontrollitult, mistõttu faili algne versioon (nt DOC, RTF jms) hoiule andmisele ei kuulu. Alates 1. jaanuarist 2013. a (Asjaajamiskorra ühtsed alused) tuleb asutustel luua üle 10-aastase säilitustähtajaga digitaaldokumendid arhiivivormingus. Arhiivikirjelduse koostamine. Hoiule antavate pikaajaliste digitaaldokumentide
annaabi.ee 
