avalikul arhiivil esitada motiveeritud põhjendus. 5. Arhiivi korrastamine- organisatsioon koostab kooskõlastatud arhiiviskeemi alusel arhiivinimistu ja korraldab arhivaalid sellele vastavalt. ARHIIVINIMISTU Nimistu on otsivahend, mis võimaldab arhivaalide olemi kindlakstegemist ja juurdepääsu arhivaalidele. Nimistus esitatakse arhiivikirjeldus ja loetletakse säilikud. Arhiivikirjeldamisega antakse ülevaade arhiivimoodustamisest. Arhiivikirjeldused moodustavad teatmestu. Arhiiv kirjeldatakse tasanditel -arhiiv -sari -arhivaal. Arhiiv kirjeldatakse üldjuhul ühes arhiivinimistus, kuid mahukale arhiivile võib koostada mitu nimistut. Kirjelduselementideks on · Arhiivimoodustaja kirjelduselemendid: -moodustaja põhiandmed (nimi) -moodustaja ajalugu (tegevusaeg ja koht, staatus, ülesanded ja tegevusalad, struktuur) -täiendavad andmed; · Arhiiviainese kirjelduselemendid: -põhiandmed (viit, pealkiri, piirdaatumid, kogus)
„Lõplikku tõde” ehk kõiki rahuldavat lahendust pole veel leitud. Siiski ollakse ühel meelel, et ka digitaalse dokumendihaldusega kaasnevate riskide maandamiseks tuleb (vahest ehk enamgi) rakendada üldlevinud dokumendi- ja arhiivihalduse aluspõhimõtteid. Järjest raskem on näha piiri, kust lõpeb dokumentide ja algab arhiivi haldamine. Tänapäeval on klassikalised dokumendi- ja arhiivihalduse protsessid omavahel läbi põimunud ning toimuvad samal ajal. Arhiivikirjeldused nii paber- kui ka digitaal dokumentide jaoks saadakse otse dokumendihaldussüsteemidest, säilitustähtajad on määratud ja arhiiviväärtus välja selgitatud juba enne dokumentide tekkimist jne. Ka käesolev juhis näeb dokumendi- ja arhiivihaldust ühe tervikuna. Juhise koostas rahvusarhiivi töörühm koosseisus Pille Noodapera (arendusbüroo nõunik, töörühma juht), Tuuli Tarandi (ajalooarhiivi asutuste osakonna inspektor)
annaabi.ee 
