Akti allkirjastavad asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja üleandmise juures viibivad ametnikud või töötajad. Akti kinnitab üleandja vahetu ülemus. Juhi vahetumisel kinnitab kõrgemalseisva asutuse juht. Akt registreeritakse dokumendiregistris ja säilitatakse organisatsioonis, kus toimus asjaajamise üleandmine. 30 Dokumentide hoidmine asutuses(paberkandjal dokumendid, dokumendihaldussüsteem 31 Arhiiviseadus ja arhiivieeskiri 32 Eesti arhiiviasutuste võrk www.ra.ee 33 Säilitamisele kuuluvate dokumentide arvestusdokument (ARHIVAALIDE LOETELU EESMÄRK) 34 Säilitamisele kuuluvate dokumentide kasutamise korraldamine 35 Säilitamisele kuuluvate dokumentide üleandmine avalikku arhiivi 36 Paberkandjal dokumentide ettevalmistamine õleandmiseks arhiivi 37 Säilitamisele kuuluvate dokumentide hävitamine ja kaitse 38 Arhiivijärelvalve ja selle teostajad 39 Juurdepääs säilitamisele kuuluvate dokumentidele, juurdepääsuüiirang
· dokumenti kirjeldavate andmete (registreerimisandmete, metaandmete) loomine. Registreerimisel antakse dokumendile reg. number. See seostatakse omakorda liigitusüksusega liigitusskeemis (st dokumentide loetelus). Kuna registreerimine on dokumendi autentsuse ja usaldatavuse tähtis komponent, peab see tuginema õigusaktide nõuetele. (põhimääruses, seaduses) SÄILITUSTÄHTAJA MÄÄRAMINE: Dokumentidele säilitustähtaja kehtestamist, samuti nende hindamist arhiiviasutuste poolt on käsitletud nii Arhiiviseaduses kui ka Arhiivieeskirjas ning Asjaajamiskorra ühtsetes alustes. Nende õigusaktide kohaselt peavad asutused ise määrama oma dokumentidele säilitustähtaja selleks, et oleks selge, kui kaua dokumente tuleb alal hoida. Otsus tuleneb normatiivse keskkonna, tegevuse ja aruandekohustuslikkuse nõuete ning riskide hindamisel. Seadusandlusest nn. raamatupidamisdokumendid 7a, töölepingud 10a peale lep. Lõppemist. Kinnitatakse rahvusarhiivi poolt
annaabi.ee 
