Hävitamisele kuuluvad toimikud eraldatakse teistest ja neist koostatakse nõuetekohane nimekiri. Hävitamise dokumenteerimine on tähtis selleks, et oleks tagatud nende ja ainult nende dokumentide hävitamine, mida tõesti hävitada võib. Riigi- ja omavalitsuse asutuste dokumentide hävitamiseks peab loa andma vastav arhiiviasutus. Asutuste väärtuslikumad arhivaalid antakse lõpuks säilitamiseks üle avalikku arhiivi. Üleandmise kohustus on eelkõige riigi- ja omavalitsuse asutustel; arhiiviaines tuleb üle anda 10 aasta möödudes arvates nende tekkimisest . Arhiiviväärtuslikud digitaalarhivaalid antakse kokkuleppel asutuse ja avaliku arhiivi vahel üle varem (soovitavalt 5 aasta möödudes arvates nende tekkimisest), sest nende säilimine asutuses on seotud väga suurte riskidega. Üleandmisele kuuluvate arhivaalide väljavalimise õigus on ainult avalikel arhiividel. Viimased teevad hindamise teel kindlaks arhivaalide nn arhiiviväärtuse
Eraldi arhiiv prohektdokumentide säilitamiseks. Arhiivi ülesandeks ei olnud teadusega tegelemine ja selle kaasaaitamine, vaid oma dokumentidest välja otsida kõik kompromiteeriv materjal ühiskonnaliikmete kohta (eriti 1940-50ndad). Esimene inimene, kes uurijad vastu võttis oli nõukogude miilits, kes istus valvelauas. Arhiivisüsteem tema valve all. Suur osa materjalidest oli salastatud, juurdepääsupiirangutega dokumendid. Teatud perioodide ja dokumentide osas (pea kogu EV aegne arhiiviaines oli piiratud juurdepääsuga, pea kõik Nõukogude aegsete asutuste arhiivimaterjalid) piirangud. Erifond – sealt oli materjali keeruline kätte saada. Teatud dokumentidega lihtsam (nt diplomitööd tehes, mis eeldas teatud materjalide kasutamist). Ka raamatukogudes erifondid, kuhu oli paigutatud pea kogu EV aegne ja Saksa okupatsiooni aegne kirjandus, ka Nõukogude ajal põlu alla sattunud publikatsioonid jms. Suur osa EV aegset ajakirjandust oli erifondis.
annaabi.ee 
