Põhimõisted asjaajamises
seade töötab mingi aja vältel); garanteeritakse, et makstakse kinni arve (bussifirmad tahavad
garantiikirja, et makstakse peale sõitu või isegi siis kui ei sõideta).
Garantiikirjal seadusandlikku võimu ei ole, on lubadus; sellel on psühholoogiline mõju.
1. Adressaat
2. Dokumendi liigi nimetus pealkirjaks
3. Sisu
4. Allkiri
5. Koostaja
6. Ametinimetus
Teatis
Teatis on arhivaalide põhjal antav kirjalik dokument.
Nt makseteatis, tulumaksuteatis jm
· Vormistatakse kirjaplangile
· puuduvad pealkiri (on dokumendi liigi nimetus), pöördumine ja lõputervitus
· Tekst pannakse kirja nagu see arhiivis või registris kirjas on
· Antakse andmed isiku kohta: nimi, isikukood, sünniaeg
· Viidatakse kirja aluseks olnud arhivaalidele
· Märgitakse, kellele teatis on antud esitamiseks
Tõend
Kirjalik dokument, mis kirjeldab millegi tõele vastavust (oleviku kohta).
· Tõend vormistatakse kirjaplangile
annaabi.ee 
