KARJÄÄRI PLANEERIMINE JA ETTEVÕTLUS
tavaliselt kuulub kirja päisesse: saatja, saaja, kuupäev jms.
Saabunud ja väljaminevad e-kirjad salvestatakse automaatselt asutuse serverisse keskandmebaasi,
kus neid hallatakse e-posti süsteemiga (hetkel levinuim MS Outlook), mis on oma olemuselt e-
posti suhtlust hõlbustavad, mitte dokumendihalduse vahendid. Selleks, et dokumendi väärtusega
e-kirja hallata kui dokumenti ja arhivaali, tuleb see hõlmata elektroonilisse
dokumendihaldussüsteemi. E-kirjade säilitamine tagavarakoopiatel või salvestamine eri
kataloogidesse e-posti süsteemis ei vasta nõuetekohasele dokumendihaldusele, sest need ei taga
dokumentide hõlmamiseks, haldamiseks ja hävitamiseks vajalikke tingimusi, ei kindlusta nende
turvalisust ega võimalda neile juurdepääsu (Managing Electronic... 2002). Digitaaldokumente on
oluline säilitada nii, et vajadusel oleks võimalik neid kiiresti leida ja kasutada. Tuleb jälgida, et
neid ei säilitataks kauem kui vaja vältimaks süsteemide ülekoormamist.
annaabi.ee 
