"samaliigilistel" - 1 õppematerjal

Dokumentide hoidmine asjaajamises/ Arhiveerimine

1 Meeldetuletus Dokumentide rühmitamise aluseks on dokumendi liik, sisu, ülesanne, mille käigus dokument tekkis, väljaandja, sarnane praktiline väärtus, säilitustähtaeg, originaalsus, teabekandja. Dokumente saab rühmitada sarja toimikutesse: -dokumendiliikide kaupa (käskkirjad, protokollid, aktid)- liigitunnusele lisaks tuleb sarjade moodustamisel kasutada veel muid tunnuseid(autori, sisu, originaalsuse jt tunnuseid), sest erinevate funktsioonide täitmisel tekkivatel samaliigilistel dokumentidel on erinev säilitustähtaeg ja sel juhul ei saa neid rühmitada ühte sarja -asjadena (kirjavahetus)- kirjavahetuse toimikutest koosnev sari moodustub ühe ülesande täitmise käigus või sarnaste toimingute sooritamisel tekkinud dokumentidest. Kirjad paigutatakse järjekorras: -esimene ehk algatuskiri -asja lahendamise käigus tekkinud dokumendid kronoloogilises järjekorras -viimasena koostatud või saadud dokument, millega küsimus lõplikult lahenes