Eesti õigekeelsus ja väljendusõpetus
Esmalt soovitatakse mõelda läbi kellele, miks ja mida dokumendis käsitleda.
Arvestada tuleks sihtrühmaga kellele kirjutatakse, näiteks ELi töötajatele või
üldsusele. Järgmiselt tuleks keskenduda kirja eesmärgile ning edasi teemadele ja
üksikasjadele. Selleks tuleks koostada loetelu või skeem. See on abiks selle
väljaselgitamisel, mida tahetakse lugejale dokumendiga edasi anda.
Nagu eelpool öeldud, on tähtis tugineda kirja kirjutamisel selle konkreetsele
lugejasgrupile. Silmas tuleb pidada lugeja teadmisi ning nende isiksust. Pöörduda
tuleks lugeja poole otsese pöördumisega, näiteks ,,sina" ja ,,teie" vormis. Tuleb
olla ettenägelik ning tajuda, mis küsimused lugejal võivad tekkida. Samuti peab
lugeja saama oma küsimustele vastused. Lugejale tuleks pakkuda infot, mis teda
huvitab ning paelub.
Dokumendi tekst tuleb korrektselt ning ettenägelikult liigendada. Alustada võiks
sisukokkuvõttest, sest lugejale võib see ainuüksi huvi pakkuda
annaabi.ee 
