Dokumentide hoidmine asjaajamises/ Arhiveerimine
Kui ettevõttes tekib asjaajamisperioodil vähe dokumente, võib ühte toimikusse koondada mitme
asjaajamisperioodi dokumendid, kui mitte üle 5 aasta.
1
Meeldetuletus
Dokumentide rühmitamise aluseks on dokumendi liik, sisu, ülesanne, mille käigus dokument
tekkis, väljaandja, sarnane praktiline väärtus, säilitustähtaeg, originaalsus, teabekandja.
Dokumente saab rühmitada sarja toimikutesse:
-dokumendiliikide kaupa (käskkirjad, protokollid, aktid)- liigitunnusele lisaks tuleb sarjade
moodustamisel kasutada veel muid tunnuseid(autori, sisu, originaalsuse jt tunnuseid), sest
erinevate funktsioonide täitmisel tekkivatel samaliigilistel dokumentidel on erinev säilitustähtaeg
ja sel juhul ei saa neid rühmitada ühte sarja
-asjadena (kirjavahetus)- kirjavahetuse toimikutest koosnev sari moodustub ühe ülesande
täitmise käigus või sarnaste toimingute sooritamisel tekkinud dokumentidest.
Kirjad paigutatakse järjekorras:
-esimene ehk algatuskiri
annaabi.ee 
