Asjaajamise korraldamine
"linnukese" või markeriga), see detail kiirendab posti töötlemist.
4.7. Soovitusi ametikirja koostamiseks
Ametikirja tekst peab olema
lühike. Vältida liigseid sõnu. Pikki kirju ei loeta korralikult läbi.
täpne ja selge. Informatsioon peab olema üheselt mõistetav, andmed usaldusväärsed.
keeleliselt ja juriidiliselt õigesti sõnastatud.
loogiliselt üles ehitatud.
Kiri peaks käsitlema ainult üht küsimust (lihtdokument) - on kergem pealkirjastada, registreerida, lahendamisele suunata,
toimikusse paigutada.
Kirja loogilised osad:
sissejuhatus - tuuakse kirja koostamise põhjus, eesmärk, ka varem selles küsimuses peetud kirjavahetus või suulised
lepped;
probleemi esitus - tuuakse faktid, kaalutlused, selgitused;
lõppkokkuvõte - tuuakse järeldused, palve või ettepanek küsimuse lahendamise kohta.
Võimalikud teksti loogiliste osade järjekorrad:
sissejuhatus - probleemi esitus - lõppkokkuvõte
annaabi.ee 
