Arhivaalide säilitamine passiivse elutsükli ajal
korras tõestanud arhiivimoodustaja.
Arhiiviväljavõte on arhivaali teksti osa sõnasõnaline ärakiri, mis on ametlikus korras tõestatud
arhiivimoodustaja poolt.
Ametnikel on õigus oma üleannete täitmiseks kasutada arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud
või saadud arhivaale.
Säilikute laenutamine (väljaviimine hoidlast) tuleb registreerida selleks ettenähtud
registreerimisraamatus, kuhu märgitakse järgmised andmed:
-laenutamise kuupäev
-laenutatava arhivaali andmed (sarja tähis, arhivaali number, sarja pealkiri)
-struktuuriüksus ning isik, kellele laenutatakse
-laenutaja allkiri
-arhivaali tagastamise tähtaeg
-vastuvõtja allkiri
-märge arhivaali tagastamise kohta.
Kohtu-, juurdlus- ja eeluurimisasutuste nõudmisel säilikust väljavõetud originaaldokumentide
asemele pannakse arhiivitöötaja poolt ametlikult kinnitatud koopiad koos dokumentide väljavõtmise
annaabi.ee 
